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「最後五分鐘」決定工作的效率

  • 岩瀨大輔
  • 天下雜誌出版
  • 圖片來源:finda.photo
職場要順遂,有些原則一定要注意,從今天開始,不管是職場新鮮人與資深工作者,一生都受用無窮。

「能不能麻煩一下?」當每天的工作持續進展,被上司叫去開會的機會也跟著增加。

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有時候是與上司一對一開會,如果是企劃團隊的一員,就會和好幾位前輩圍著桌子開會吧?在公司內部開會時,上司和前輩或許會一派輕鬆的模樣前來開會。

但是身為新人的你,千萬要注意,不要兩手空空地去開會。

人一定有忘性。人的記憶更是曖昧模糊的。不會因為你是新人或是資深職員就會有所不同。只仰賴記性,肯定會有謬誤和誤判。因此開會時請自備便條紙或筆記本,好好寫下來認為重要的事項。

以此為前提確實記好筆記,在開完會之後還必須做一件事。回到自己的辦公桌時,要立刻按照筆記,整理好開會時決定的各個事項。再把整理好的清單呈給上司看,徵詢他的意見。

「剛才非常謝謝您。依照您的建議,接下來我會努力做好這三件事,方法是這樣。如果有什麼地方弄錯了,請您告訴我。」

我方才說人的記憶是很曖昧的,因此向上司再次徵詢意見,並不是你的問題而已。對於在口頭上給予建議的上司來說,事後的徵詢確認,也能幫助他避免交代不清的情形發生。

「不對不對,不是那樣,我要的是這樣。」

能夠恰當理解上司的要求是最好的。

不過,能在開完會之後請上司修正你的工作方向,我認為是十分接近完美的。不經確認,朝著錯誤的方向前進,過了一段時間才急急忙忙修正,即使調整過來,之前花的幾個鐘頭時間也回不來了。

整理好決定事項,寫下來,再次確認。

不要吝於花五分鐘時間,投資在工作的最後階段,此舉可以讓你擺脫工作方向錯誤的風險。不僅如此,還能節省好幾個鐘頭的時間,讓工作更有效率。

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