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預習、正式上場、複習是3:3:3

  • 岩瀨大輔
  • 天下雜誌出版
  • 圖片來源:pixabay.com
職場要順遂,有些原則一定要注意,從今天開始,不管是職場新鮮人與資深工作者,一生都受用無窮。

前輩在百忙之中問了問題:「今天的會議要討論什麼?」不知道。雖然對前輩很抱歉,但是自己也不曉得,只能含糊不清地回答自己所想到的:「呃,應該是報告目前的工作進度,還有討論未來的預定計畫吧?」

以上對話是虛構的。不過,令人意外的是,事前沒弄清楚討論議題就去開會的情形還真的不少。

進到會議室才聽到討論議題的相關說明,因此對於議題也很難有進一步的想法。甚至所有出席者都處在這種狀態,所以整場會議就在曖昧不明的情況下進行討論。最後得不出結論,會議時間便截止了。

更慘的是,會議一結束,所有人各自忙於手中的業務,早就把會議內容忘得一乾二淨。

由於會議上並沒有做出具體的結論和方向,換言之,這是想當然爾;因此大家也不會依據此次會議展開行動。

然後又到了下一次開會的時間。「…今天的會議,要討論什麼?」這樣實在很浪費時間啊。

我所認為的會議規則是「3:3:3」。也就是時間分配上,預習〈準備〉佔三、正式上場〈會議〉佔三、複習〈意見回饋〉佔三。簡單來說,每一項的重要性都是等比例的。

上述的例子中,它的比例是「1:9:0」,又或者是「0:10:0」。

理想的會議情況,應該是在事前把大綱或資料發給所有人,讓大家了解會議的主題。

開會時,要讓大家熱烈討論彼此深思過後的意見,並導出結論。

如果在開會之前就得出了結論,便能在會議之中加以說明,並且定下具體的行動方案。

會議結束後,要確認清楚決定的事項。至於學到什麼?達成什麼共識?這些可以記在會議記錄裡。接著要儘快將這份記錄和所有人分享,如此一來,下次開會就可以從上次討論中達成的共識為出發點,著手下一步的行動。

雖然是以會議為例,但是我覺得這項規則適用於各種工作。為了讓工作順利進展,請趁著還年輕,好好學習如何規劃預習、正式上場、複習的時間分配。

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