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做筆記:打造思考地圖及靈感資料庫

筆記不應是抄抄寫寫後就束之高閣的文字紀錄。好的職場筆記,不僅是靈感的資料庫,也是帶領思考的心智地圖。透過效法頂尖工作人的習慣,自己花時間寫的筆記,能帶給你的比想像多更多。

回想一下,你是否習慣隨手翻開筆記本的空白頁就開始記錄,過幾天不是找不到,就是看不懂自己記錄的重點?努力抄寫會議結論,卻遺漏主管交辦的事項,結果下次被釘得滿頭包?或是跟三五好友在居酒屋閒聊,朋友一句話激發的靈感,隔天醒來卻怎樣都想不起來?這些問題,可能都出在筆記上。

筆記是上班族的好幫手,只要有紙有筆,或有手機、平板電腦,都能做筆記,但方法對了才能幫助我們快速回溯,掌握重點並做出反應。

發明大王愛迪生(Thomas Edison)終其一生共有超過1,500項發明專利,但你可能不知道,他一生記錄了200多本實驗筆記,只要在實驗過程遇到瓶頸,他就回頭翻閱相關筆記,從中尋找靈感和啟發。你也可能不知道,日本趨勢大師大前研一的問鼎之作《企業參謀》,是將他在麥肯錫公司(McKinsey & Company)頭3年的心得筆記集結而成。

《為什麼聰明人都用方格筆記本?》作者高橋政史在與麥肯錫、波士頓顧問(Boston Consulting Group)、埃森哲(Accenture)等外商顧問公司的經理人共事時,發現包括大前研一在內,這些頂尖外商顧問的共通點是使用方格筆記本,也發現工作能力的強弱,差別在於能力強的人會使用大量圖表,重視視覺化呈現,並有邏輯地整理出「易於閱讀」的筆記,而不只是單純抄寫。

記筆記不僅是抄寫的功夫,更是利用書寫記錄訓練深度思考,如果你看不懂自己做的筆記,抄了一堆卻找不到重點,或是抄得密密麻麻,連自己都不知從何閱讀,只要善用以下原則,就能幫助你脫胎換骨,工作時更聰明。

改用A4方格筆記本,思考範圍不受限

高橋政史發現,東京大學學生寫的筆記可以直接當成參考書,麥肯錫等外商顧問寫的筆記可直接當成簡報素材使用,他們的共同點在於——使用A4尺寸的方格筆記本。

方格筆記本的特徵是以淺色細橫條和直線畫出正方形的方格,不只方便書寫,也很適合繪製圖表和設計圖,因此自然會成為視覺效果極佳的筆記。

職場需要的「筆記」,不是蒐集一大堆資訊,而是要找出「解決問題的結論」。

許多上班族習慣沿襲學生時代在福利社買到的B5大小筆記本,但高橋政史強調,學生筆記是為了儲存知識,職場筆記是為了導引出「解決問題的結論」,目的不同。筆記本的尺寸就是思考的範圍,B5筆記本沒有足夠空間彙整想法,而外商顧問都使用A4筆記本的理由很簡單:

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