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工作力大幅提升,你只需要「紙1張」!

  • 淺田卓
  • 天下雜誌出版
  • 圖片來源:stocksnap.io
全球頂尖企業TOYOTA,為什麼要把所有的文件都化為「紙1張」交流呢?

在TOYOTA公司,只要是業務上的文件,全部都是彙整在一張A3或A4的紙上,這個習慣已成為TOYOTA根深蒂固的文化。無論什麼種類或者多麼複雜的內容,原則上就是製作成「紙一張」!

只靠「紙一張」,工作就能產生戲劇性的變化

「淺田君!你做的文件非常好!明天我要呈上去給總經理看喔!」上司說著,就把我做的一張文件交還給我。

這是我在二十多歲任職於豐田汽車股份有限公司(以下稱TOYOTA)時所親身體驗的事。老實說,當時我嚇到了,因為我還是新手,我做的文件大都是呈給課長或室長、再上去就是由經理、常務董事批准過目……。

但是,這張文件第二天真的送到總經理眼前,後來更發展成一個非常大的專案。自己做的「一張文件」居然在龐大的組織中一關一關地通過,最後還能大幅推展工作,這是我在TOYOTA工作時期親身學習到的技術之一。

TOYOTA員工開會時必須做的「一件事」?

員工手中拿著一張文件—在我過去任職的TOYOTA,這是理所當然的情景。例如,每週一次召開的工作進度會議。團隊領導和十幾位員工手中都有一張已經統整在A3的個人工作進度表。和主管做簡單討論時,部屬也必定帶著一張文件。不管需要花多少小時的大型會議,其會議紀錄也只是一張A3或A4紙。

「TOYOTA的紙一張」有三個特徵:

1. 一眼即可看到整體(一覽性)

2. 有框格(架構)

3. 每個框格都有標題(主題)

關於這些特徵,我在TOYOTA時並未接受指導,但當你接觸到三千張以上的「紙一張」之後,就會發現這三個特徵。也許你會想:「沒有什麼特別厲害的特徵啊?」確實,這並沒有特別標新立異或獨特的特徵。但事實上,這三個不特別厲害的特徵,正是我在TOYOTA學到「紙一張」之所以發揮功效的重要架構。

你的文件是否發揮「功效」?

你曾經叫過「外送披薩」嗎?這是我曾經發生過這樣的事。有一次,四個同事借了一間會議室召開讀書會,沒想到讀書會比預期還熱烈,肚子雖餓但還是希望讀書會能夠繼續。剛好會議室有一張外送披薩菜單,大家便很快地決定訂披薩。

訂披薩吧!大家湊過來一起看著菜單,一張A4大小的菜單正反兩面有各式各樣的披薩口味。但是要訂什麼披薩呢?四個人的份量該選哪一種尺寸?選擇什麼口味?餅皮哪一種好吃?結果為了決定訂哪一種披薩花了不少時間。加上電話那頭的店員手中的菜單和我們的菜單不同,無論怎麼努力說明對方還是無法了解。

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