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休假設定email自動回覆,英文版這樣寫才專業

寫專業的out-of-office message其實不難,只要記這三個步驟。

很多專業人士特別是在外商工作的人,離開辦公室一段時間,像請假或休假之類的,都習慣用out of office message。這樣的message原來是專業體貼的一種表現,但如果犯了些小錯誤,反而會留下壞印象。網路上流傳一個帖子,有個人要休假就寫了一封郵件自動回覆信件,內容是:

"I'm taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you."

(我正在休假,要去南非,如果有急事可聯絡我秘書,如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝)

這個訊息的問題是:

1)說了太私人的訊息,例如compensation leave(補休)或South Africa (南非)這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。

2) if it is urgent/non-urgent語意含糊,這it指的到底為何,讓人摸不著頭緒?

寫專業的out-of-office message其實不難,只要記這3個步驟:

第1步:禮貌招呼:

● Thank you for your email. 謝謝來信。

● Thank you for your message. 謝謝你的訊息。

● You have reached the mailbox of Jason Wang. 你已寄件給Jason Wang。

第2步:告知不在,何時回來,有急事怎麼辦

 

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