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4種forward,你是哪一種?

每次轉寄信件給主管前,不妨花幾秒鐘想想:當中有沒有加入任何個人建議,協助他做出更好的判斷?其實,主管也是一種「內部顧客」,跟他在工作上的互動,都是提供一種專業「服務」,也在傳遞你能創造的價值。

每個人每天都會收到很多email,認真算算,說不定一天可以收到幾百封。這些信當然有些是對方帶著明確主旨、主動發出的,但很大一部份還包括各種訊息的轉寄,就是所謂的“forward”。我也不例外,每天總是要面對大量電子郵件的轟炸,有幾次,短短2小時湧進的email之多,甚至讓我沒辦法專心進行手上正急著要完成的工作。

於是我以個人經驗,特別針對同事“forward”過來的郵件分類了一下。發現可以歸納出4種類型,從中也可以看出經手人對於工作和自身角色不同的思考模式。

4種forward,看出你的工作模式

第一種是「制式直覺型」。例如收到外部單位發信「請你問執行長什麼什麼事」,直接把對方的問題再貼一次,就將信件轉寄給我,有時甚至連原標題都沒改,讓我自己點進去看到底內容是什麼。事實上,這也是數量最多的一種。

第二種是「初步消化型」,也就是針對訊息加上初步的確認和理解。拿前面的例子來說,他會就對方的目的和需求,再多做一些釐清,然後在信件中增加一點開頭或結尾:「根據我的了解,這件事是如何如何,所以你認為怎樣?」

第三種,則是「分析建議型」。不但對訊息做好整理分析,並且提供我他的幾種建議方案,還有每種方案的利弊得失。讓我可以直接從他的提案中做出選擇。

第四種最不容易,卻也是我最欣賞的,叫「創意加值型」。不但有現行做法的羅列評估,他還加上自己的創意選項:「雖然過去沒有這樣做過,但這次嘗試這麼處理,可以有意想不到的效果。」擴大我考慮的面向。

不同的類型,其實會決定我的回應方式和時間。不難想像,對第四種我會最快處理,而且不管他的提案可不可行,我都非常樂意在回信中表現出肯定和鼓勵,希望下次他可以再多想一點,不斷延伸自己思考的能力。

接下來依序往前推。如果是第一種,既然看不出對經手人在輕重緩急上的順序,那我就不見得一定會回應,除非他來找我,當面做進一步的說明或討論。

換句話說,做為第二、三、四種類型的部屬,確實得多下點功夫、多投入一點時間。但是事前的準備愈多,主管反饋的速度也會愈快,其實若是真的希望趕快完成工作,在這個階段多做一點,並不是白工,反而可以發揮事半功倍的效果。

再者,要是懂得善用工具,或是發展出屬於自己的工作撇步,還能再簡化流程,做得更輕鬆。像碰到需要我決策的事項,我的祕書發信給我時,裡面會用她自己設計的勾選表格列出各種方案,除了一目了然,我也只要選好打勾就可以了。只要目的類似的業務,都用同樣格式進行,不但提高自己的效率,又減低別人的負擔,不是一舉兩得,皆大歡喜嗎?

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