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雲端辦公室盛行,台灣微軟搶進

台灣微軟9月初搬新家了,地點是台北捷運市府站樓上的國泰置地廣場。除了地點位居交通輻輳,更引人注目的是當中的「行動辦公室概念」。

行動辦公室(mobile office)、自由座位(free address)在世界各地颳起風潮,美國的美國運通(American Express)、資誠聯合會計師事務所(PwC),日本的優衣庫(UNIQLO)、國譽(KOKUYO),香港的安永會計師事務所(Ernst & Young)等紛紛跟進。擺脫固定座位,精簡閒置空間,打破隔閡,無形中也激發員工更多創造力。

特別是數位科技發展風起雲湧,大量運用的行動裝置、愈發成熟的雲端資料儲存系統、無遠弗屆的視訊會議技術……,在在改變辦公室面貌,員工不再非得像過去「一個蘿蔔一個坑」,可以隨時移動辦公,工作模式的彈性與想像空間,都在無限延伸。

沒電話桌機、機房,改用Skype及雲端

這種「智慧工作行動空間」概念,是台灣微軟亟欲打造的新環境。微軟的策略是在全球據點普設智慧工作空間(Intelligent Workspace),自2004年起陸續在美洲、歐洲、中東、非洲及亞洲推行。台灣雖是此波浪潮的尾聲,但也因此成為微軟全球設備最先進的辦公室。

參與過韓國、香港、紐澳等辦公室設計的微軟亞太區資產管理資深協理莫伊拉.布勒(Moira Boulle),負責台灣規畫案,率領總部團隊以3~4天時間進行全台巡禮,足跡遍及城鄉、深入鄰里,體驗生動又獨特的在地文化,最終歸納為台灣微軟4個樓層的鮮明主題:山川、河流、花卉、夜市。「我們的理念是將最先進的科技應用,融入道地人情味的空間裡,」布勒指出。

搬遷後的辦公樓面由6層減至4層(不含19樓對外接待空間),卻不影響辦公效能,即歸功於此:以Skype for Business取代電話座機及交換機,裁撤機房;使用雲端系統取代伺服器;人事、法務文件也外移封存,因而釋出大量空間,讓配置更有效率。

投影設備連動,開會前不用滿場找線頭

遍布各處的自動化設計,也是一大亮點。例如會議室的投影設備完全連動,開會欲投影簡報時,只要將行動裝置連接至對應線材,顯示器(電視、屏幕)會自動喚醒相關系統、投射影像,無須再手動連結其他設備。台灣微軟總經理邵光華說:「過往開會前10分鐘都在搞定各種器材,現在一個動作就好,再也不用滿場找線頭。」

看似不起眼的窗簾也暗藏自動化玄機。想要打開會議室的落地窗簾,只要一個輕輕拉開動作,窗簾便會感應後自動展開,反之亦然。會議室的燈光會於偵測到無人狀態後,15分鐘自動滅燈,達到節能省碳的效果。

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