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管理,要追上社會趨勢的步伐

2017年,顯然對管理者是極具挑戰性的一年,不管國際或國內,都發生很大的環境變化。比如川普(Donald Trump)當選美國總統,要求企業把工廠遷回美國國內,科技業供應鏈大廠都得開始傷腦筋;而台灣的一例一休新制上路,休假和排班規定都大幅改變,更是直接衝擊企業接下來的營運和人力調度。

從去年開始醞釀修《勞基法》,各種紛擾聲音就一直不斷,上班族在意假期怎麼放,雇主計較的是多出來的加班費。不過,既然法規已經通過,這些技術性問題的爭議都應該告一段落,特別是對管理者來說,現在是你要趕快開始做作業的時候了。

做什麼作業?很簡單,讓你的管理在最短時間內追上外界條件的改變,以及跟上大趨勢的步伐。

3項作業,主管趕快做

題目雖然很明確,但答起來並不容易。從我的角度來看,至少可以歸納成以下3點。

首先,是根據法律立即展開對現有內部制度和流程的修訂。不管班表怎麼排、加班怎麼簽,不馬上修正,等於違法。除了可能受罰,員工也會懷疑公司是否故意不遵守法令,為了避免這些不必要的雜音,主管一定要在第一時間,告訴員工會清點各種運作現況,依法行事。

第二,著手規劃各種主管、同仁需要的教育訓練。目的是讓每個人都充分了解新的法律規定,還有調整成新制後怎樣進行。主管要知道怎麼跟同仁溝通、管理、評估結果,同仁則要很清楚個人的權益和義務。比如上下班要記得打卡、換班前要有連續11小時休息,這些動作要確實落實,才不會在實際執行時,誤觸違法地雷。

第三,整體經營的策略思考。人力成本增加多少?如何因應成本結構變動?正職與兼職人力配置,該如何找出新的最適比例?這些都要提前計算,不能等到一段時間後看到數字才知道。

另外,除了自己做事方法要調整,和上下游外部夥伴的協作也要納入考量,法律對他有什麼影響?未來配套如何修正?都是牽一髮而動全身,管理者必須未雨綢繆,而非出了問題才急忙救火。

前面3點屬於有形的「事務」,看起來固然項多事繁,但只要按部就班、循序漸進,一定可以完成。另外必須不厭其煩、長期投入的,是幫助團隊在觀念上跟著法律與時俱進,也就是在部屬端的工程。

觀念的改變,要徹底和有共識

每一次工作條件的變動,不管是牽涉到勞工權益、衛生標準或服務準則,背後一定含有某種時代的意義,除了「做」之外,大家也要了解“why”,無論是因此帶來的更便利或更不便,都要全盤接受。

比如,以前很多同事喜歡積長假,好出國去玩,但在新制下,假期就必須在規定期限內休完。或是飯店餐飲業要滿足食品安全管制系統(HACCP)的規範,很多工作細節要按表操課,不能憑個人經驗自由心證。諸如此類的觀念認知,主管必須溝通、溝通、再溝通,確認每個人都有共識。

再來,教育訓練的成果要有檢核機制,才知道員工上了之後,到底有沒有用。光教育不考核,等於只做一半,不夠徹底。

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