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少用"You need"善用"If",這樣寫email才專業不失禮

我們總是說,面對再大的挫折都要 stay positive,一個人是「正向」還是「負向」,從每天的講話,寫的信,就可以看得清清楚楚。樂觀與悲觀,正向與負向,都可以藉著調整溝通習慣,讓自己stay positive。

舉一個大家都碰過的例子,要在餐廳訂位,問營業時間,服務人員可能會這麼回答:

(X)Our restaurant closes at 9:00pm. 我們餐廳九點關門。
(O)Our restaurant stays open until 9:00pm. 我們餐廳開到九點。

Close和open,「關門」和「開門」,你覺得哪一個比較正向? 是不是open讓人覺得更積極?如何表現出正向思維,這裡提供幾個方法供讀者參考:

重點一:把No 拿掉!

句子裡只要包含很多的not、no,聽起來就會很負面。

(X)You cannot withdraw the money until your check has cleared. 在付清支票款項前,你都不能再提領任何現金。
(O)You can withdraw the money as soon as your check has cleared.只要付清支票,馬上就可以提領現金。

這兩句話都沒有文法錯誤,但第二句聽起來會帶給人更正面的印象。拿掉not,正面的能量馬上就出現了。比較一下,第一句強調「你不能」,第二句強調「你能」, 兩句話意思相同,但是聽著的感受完全不一樣。

重點二:善用 If

當句子裡有must、need、unless這類語帶命令或威脅的字,聽起來一定負面。這時候用if這個小字就能夠扭轉負面氣氛。

例句一:

(X)You need an annual income of NT$100,000 to apply for mortgage.年收入需超過一百萬,才可以申請房貸。

首先,You need中文意思就是你必須…,含有命令、限制的意謂。有些人很敏感的人會覺得受歧視。

(O) If you have an annual income of NT$100,000, you are eligible to apply for the mortgage.只要年收入有一百萬,就有資格申請房貸。

改用If 假設語句,一樣呈現設定的條件或門檻,但就人性化一點,讀起來不會硬梆梆,像官樣文章。

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