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當滿檔會議遇上速件專案

開會是一大時間殺手。漫長、繁瑣又無結論的會議,讓人恨不得奪門而出。尤其當臨時出現緊急專案,更令人坐立難安,寧可馬上衝回座位趕工。

別讓滿檔會議毀了工作效率!當重要會議和「任務最速件」強碰,當下勢必得做出取捨。85度C公關部經理杜岳修分享,無論是大老闆還是小職員,判斷的大原則都一樣:抓大放小。

兩相權衡取其一,先思考大目標

面對緊急狀況,可以從人、事、時等面向切入思考,究竟在組織內,哪一項最重要?以行銷部門來說,「客戶最大」是最高指導原則。假如臨時出現客訴需要回應,一定是「人」為第一優先,會議先退位。

一旦確立原則,大家有共識,一來能減少會議中其他成員的抱怨;再者要重新召開會議,也比較容易。

要注意的是,當這種「強碰」的頻率愈來愈高,意味兩件事:不是會議過多,就是突發狀況太頻繁。

因此,解決當下的問題後,絕不能「過了就算」,最好徹底檢視工作模式,才能從根源減少類似的抓狂情境再現。

檢視會議執行狀況,沒必要就不開

會議是否太多了?要回答這個問題,得先一一檢視每個會議的體質:這個會議有必要性嗎?時間是否可能再縮短?

ihergo愛合購創辦人張國俊,創業初期一週7天都在工作,天天在辦公室待到11、12點,對於會議的惱人特別有感。

創業10年,意識到「無效率的溝通」、「沒有想清楚就做」是浪費時間的癥結,張國俊因此敲定:策略會議比例行會議更重要。ihergo愛合購內部,每週五固定開「溝通會議」,確認全體員工對品牌發展方向的理解一致,避免認知不清做白工。

而以任務分配為目的的會議,則是能不開就不開,改用雲端工具取代資訊傳遞,反而更清晰、完整。

例如,透過線上軟體Trello管理專案,員工完成後,在雲端即時交接、更新進度,並搭配共同編輯工具Quip做跨平台溝通。

若能大幅縮減「待在會議室的時間」,遇到緊急狀況,就有餘裕機動因應。比如愛合購網站突發問題,需要立即處理,因為雲端工具的時間管理機制已經建立,可以先暫停例行會議,需要溝通的事項直接透過雲端紀錄補足或銜接,不影響原訂的進度。

善用零碎空檔,別把速件拖成急件

再來,避免速件專案不斷變成破壞節奏的亂流,可把握兩個要訣:第一,排除萬難優先處理重要的事,不要因為拖延讓它變成「緊急」;第二,平時把握零碎時間累積資源,穩步完成專案前置作業。

「如果因為其他人都告訴你『這很重要』,就讓工作任意插隊,等於把時間決定權交給別人,當然每天忙不完,」杜岳修說,正因如此,堅守大小先後的次序格外重要。

實際運用時,搭配俗稱的「十字法則」,更能有效區分輕重緩急。亦即將待辦事務分為4大象限:「重要又緊急」、「重要卻不緊急」、「緊急但不重要」、「不緊急也不重要」。這個法則的精髓,就是從這4個象限中找出最該花時間去投入的「要事」。

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