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當多工雜務遇上專注需求

你是否每天都活在M&M(meeting & message)的制約下?當多角色、多專案等多工環境(multitasking)成為常態,該如何甩開無頭蒼蠅的瞎忙人生,建立高效上班的良性循環?

時間管理專家張永錫提醒,爆炸亂飛的訊息必須經過有系統的爬梳,但這是需要刻意養成的習慣。作為台灣GTD(Getting Things Done)時間管理系統講師,張永錫建議以5個步驟:捕捉、理清、整理、回顧、執行,來處理大量而零碎的多專案現狀,有策略地提升專注力。

5個步驟,再多M&M也吃得下

Step1 捕捉(capture)

先統整手邊所有待辦事項:email、電話、主管交辦任務、業務開發計畫、腦力激盪點子等等。

Step2 理清(clarify)

分別釐清每件事「可否執行」?若是,能否在2分鐘內完成?例如收到同事email欲確認合作細節,若能馬上完成,就立刻回覆;如需詳加討論,就先列行動清單、稍後行動。

但若此事無法執行,則應做出結論,通知對方,作為結案,或存檔待日後參考。記住,一次只處理一件事。

Step3 整理(organize)

將留待行動的事項分門別類,為每件事規劃出即時、具體且視覺化的「下一步行動方案」;並同步設想「欲達成的目標」,使你方向明確、並腳踏實地朝它邁進。

例如,5月母親節是零售業旺季,希望達成多少業績數字?因此3月就要擬定行銷提案、與供應商洽談合作等等。

Step4 回顧(reflect)

以一週為單位,每週檢視自己的執行成效。因應現狀,微調下週的行動方案,穩步朝目標逼近。

以前面的例子來說,若本週要將「行銷案初版」提交主管審閱,主管提供修正意見後,確定下週提出二版的時間,雙方討論後「定案」,並向供應商提案;再下週就可以收集供應商回應⋯⋯以此類推。

Step5 執行(engage)

開始做就對了!

張永錫認為,上述步驟的邏輯架構,非常適合對付M&M,能有效地化繁為簡,做到簡單而全面(Simple & Comprehensive)的成效。

衝刺短時間專注,試試「番茄鐘」

至於短時間內快速提升專注力,張永錫也有撇步。首先,將工作分為「既定工作」、「明確工作」及「突發狀況」3種之後,批次處理,並適時借外力輔助。例如前兩者都可以應用番茄鐘工作法(Pomodoro Technique)、倒數計時器等小工具。

番茄鐘的設計概念,是每次工作以25分鐘為單位,時間到後短暫休息5分鐘,連續3個單位後休息15分鐘。試著每個單位都訂一個小目標,例如完成跨部門聯繫工作、擬定客戶簡報的架構等等,讓你知道為何而戰。

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