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會議太多好煩人?用這4種形式,開出有價值的會

會議最大的問題,就是大家想把所有需要討論的議題全都丟到一個會議討論,就好像隨意添加各種佐料燉煮一道大雜燴一樣。

為了不想浪費時間,主席通常決定只開一個大型員工會議,一週一次或是隔週一次,大夥一起關在會議室裡三、四個小時,把每件事都拿出來快速討論,包括銷售策略、費用管理、潛在併購、表揚員工、預算、品牌等等,討論完後,大家就可以回去辦「正事」了。

但是,這麼做只是保證會議沒用,也沒人滿意。為什麼?因為有些人希望會議內容更充實、更有效地交流資料及策略資訊。有人覺得開會應該要多一點互動,討論策略性議題,提供重要的分析和資料,做為重大決策的參考。有人則希望退一步、用心談談公司文化及人員問題。有人只想馬上執行決策。到底誰對?其實每個人都對,而這也問題所在。

公司應該為不同目的,開不同類型的會議,讓各種會議都有特定的功能。我建議每家公司都採行以下四種基本會議。

形式一:每日報備會

在說明這種會議時,我遲疑了一下,因為它並非適用於每家公司。對做得到的公司來說,每日報備會其實很有用,而對做不到的公司,了解每日報備會也很有幫助。每日報備會這個概念其實是我從好友維納.哈尼許〈Verne Harnish〉寫的一本好書《師法洛克菲勒》〈Mastering the Rockefeller Habits〉中得到的靈感。在書中他提到一種小型私人會議,每日報備會就是要團隊成員每天早上聚在一起,各自報告當天的活動,只要五分鐘,而且是站著報告。

每日報備會的目的,是要讓大家清楚知道每件事情的輕重緩急,以及如何化成實際行動,加以執行,讓大家可以藉著這個簡短的會議,確保當天沒遺漏任何事,沒有人會不小心得罪其他人,同時也幫大家省掉很多時間,不用再寫沒必要的電子郵件。

但是,每日報備會對團隊成員分散各地、位於不同時區的公司並不實際,雖然每日報備會也可以用電話溝通,但是如果開會還要大費周章,就不必了。每日報備會並不是每家公司都非開不可,但是它卻可以讓公司更容易規劃主管職責。

堅持每天開五分鐘的會議要實行每日報備會的最大困難,就是一開始要讓所有成員養成開會習慣,很多成員可能一聽到,就一直推託事情太忙、沒辦法參加。解決這個問題的關鍵在於,會議的地點、時間要一致,更重要的是,今天即使只有兩個人進辦公室,也絕對不能取消會議。比較難的是要把每日報備會控制在五分鐘以內,如果因為有人多聊了一會倒是無所謂,但是如果時間超過是因為有人開始討論每週策略會要談的議題時,就有問題。因為這麼一來,大家會因為每天都在開主管會議而厭煩。解決方法是,不要讓大家坐下來開會,而且只要超過十分鐘就馬上散會。

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