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不懂裝懂問題更大!菜鳥主管5招求生術

其實,不懂是天經地義的事情,沒人生下來是什麼事情都懂的,你過去沒學過、沒做過、沒經歷過,又是哪來的解決之道。所以身為主管,最重要的是要知道,遇到問題時,該如何去找到有效解決之道的方法。

部屬遇到困難請示主管該怎麼做,恐怕是菜鳥主管最常遇到的狀況。如果問題剛好是自己的專長,沒問題,正好藉此大秀一番,展現主管的風範;但若遇到的偏偏都是自己不懂、不熟悉的領域呢?這可就尷尬緊張了。

沒有想法、不知作法、無法指示、甚至下錯判斷,都會讓自己的主管之路倍感艱辛。但別擔心,只要照著方法,問題便能迎刃而解。

部屬整天跑來請示:「報告主管,請問這件事情該怎麼辦?」不少主管的反應是:「你煩不煩吶,怎麼什麼事都不會,每件事情都要問。」

也有些主管一遇到部屬來請示,卻緊張得要死,因為不知該怎麼裁示,要不是聽不懂問題,就是不知道答案,就像塞在車陣中,前進不得又後退不能,簡直就是尷尬得要死,最好部屬都不要來問才好。

但是,一旦部屬真的都不來請示,主管反倒變得更緊張了,擔心的是部屬們從此就不甩主管,或是部屬凡事都來個自作主張,先斬而後卻未必奏。

「解惑」是主管的重責大任之一,基層主管最常遇到的情況是,部屬在技術上或作業面上不熟悉、能力不足或是遇到一些突發狀況不知該如何處理,需要主管的協助,這時,能不能解決部屬的問題,就得靠主管的能力來見真章了。

當你力有未逮

專業不夠、經驗不足的主管最怕面臨此狀況,不只是怕解決不了部屬的問題,自己沒面子還怕被看破手腳,更怕的是,胡亂下個決策,事情要是搞砸了,可是要承擔後果的。

不過,從基層直升上來的主管,大多都是因為本職學能表現優異,在專業上大多優於同儕,對於部門內的事務也多半都已有經驗,所以問題不大。但事情要是都這麼簡單,就天下太平了。

有些部門的工作種類比較多或範圍比較大,在升上主管之前未必對每項工作都有經驗,或未必對每項技術都學有專精。例如研發單位可能有三個開發團隊各自發展不同技術類型的產品。這時升上單位主管之後,就很有可能對部屬所詢問的技術領域不熟悉或不專精,要回答部屬的問題,就會顯得捉襟見肘,窘態畢露。

尤其是有些部門有好幾種風馬牛不相干的工作項目,每個人各負責一種,例如管理部門,就常包括人事、總務、財務,有些還包括資訊,這時菜鳥主管剛上任,就非常難對部門中的每項事務都能熟悉了解。

那這時部屬遇到狀況來請示,事情該不該做,或是該怎麼做時,對於這些陌生的領域,身為主管卻腦袋空空,又該如何解決呢?

一、先澄清事實

對於自己不懂的事情,千萬不要裝懂,決策不會下,千萬不可為了面子,硬著頭皮下。許多新手主管的最大問題就是無法面對自己能力不足的事實,擔心自己在部屬面前不夠份量,不像個主管,會被部屬看輕,以後就無法帶人。

其實不懂不是問題,不懂裝懂才是問題。所以主管遇到自己不懂、不知該如何處理的事情時,首先不可驚慌,不要急著回答問題。可以先花點時間詢問部屬問題的來龍去脈,釐清楚問題點。有時,只是單純的把事情弄清楚,問題就消失了。

部屬提出問題,主管一時不知該如何處理時,可以先請部屬詳述事情的經過,注意,很多人在陳述時,並非陳述事實,而是講述自己的判斷、猜測、或是道聽塗說。這時主管就要認真的聽,一步一步的拆解,對於部屬所講的狀況,詢問是他看到的,還是聽別人說的,或是自己猜測的。

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