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提升工作效率,你只需要「紙一張」!

  • 淺田卓
  • 天下雜誌出版
  • 圖片來源:stocksnap.io
在TOYOTA公司,無論是報告、企劃、會議資料或記錄,甚至討論時的文書、提案資料、行程、考核用文件……只要是業務上的文件,都是彙整在一張A3或A4的紙上。用簡單易懂的文字敘述,讓人一眼就能清楚明白文件的內容。

世界頂尖企業TOYOTA學到的思考整理術

過去我曾經任職的豐田汽車公司(以下簡稱TOYOTA)有一項企業文化,就是將業務相關資料彙整在A3或A4大小的「一張紙」上面。不論是企劃書、報告、會議資料,全都是最基本的「紙一張」。許多TOYOTA員工,平時就會進行將所有日常工作資料彙整為「紙一張」的基本作業。

經過深思熟慮製作的「那一張」,除了是「TOYOTA的紙一張」之外,同時也是「具備功能的一張紙」。有時是促成大規模新計畫的開始;有時協助會議順利進行;有時則用於培育員工等,諸如此類,在任何場合中皆可展現效率。

我過去任職於TOYOTA時,每天都會整理出「紙一張」。而這正是我藉以活力充沛推展業務與企劃案的依據。此外,活用「TOYOTA的紙一張」,同時也能達到節省時間與展現成果的雙重功效。以具體實例來說,除了將一整年四百小時以上的加班時間降低為零小時外,也曾經有過個人業績位居日本全國之冠的經歷。

那麼,究竟大多數的TOYOTA員工是如何製作出這份「TOYOTA的紙一張」呢?出人意料地,在TOYOTA內部並沒有任何關於「紙一張的彙整方式」之類系統化的指導手冊。即使企業中存在著將所有資料彙整為「紙一張」的文化,卻沒有一個固定而明確的製作方法。

就我而言,是在見到公司歷任前輩曾製作的那些數量驚人的「紙一張」後,不斷重複模仿、經過上司以紅筆修正塗改的過程,漸漸習得屬於自己的「紙一張」彙整方式及其意義與本質。

「是否能夠將『TOYOTA的紙一張』的彙整方式,還有『思考整理過程』的本質,實際轉化成大家都可以簡單執行的具體方法呢?」即使在我離開了TOYOTA之後,依然獨自持續這項研究。

如同前面所提到過的,無論在工作或生活上,經常會出現腦袋裡一團混亂,事務難以推展的情況。這種時候,如果可以像TOYOTA的員工平時所做的那樣,將手上的資訊或想法彙整在「一張紙」上,許多問題都會迎刃而解。

 在這項技術中,有「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」兩種整理思緒的框架作業。不會整理資訊、抓不到重點、不知道想說些什麼、難以歸納自己的想法,像這些的情況,都能藉由「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」將腦袋裡的「一團混亂」整理得「簡潔清晰」。

只要有「紙一張」與「三色筆」,誰都能辦得到

「整理資訊、歸納思緒、以『紙一張』有效傳達的技術」不僅僅是一項知識,更是一種具體行動,這項技術要實際去嘗試,才會開始真正感受到它的威力,只要準備好「紙一張」與「三色筆」,不論任何人、在任何地方都可以輕易做到。

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