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「走動式」管理?干擾比效率大得多!

要注意談公事一定要挑對地點及時間。在不適當的地方、霸占員工的私人時間去做理論上對的事情,只會產生令人意想不到的錯誤結果。

有一位老友向我訴苦,「每天中午到了吃飯時間,我就陷入天人交戰的情形。不知道該請秘書到公司的餐廳打菜外帶到我辦公室吃?還是自己去餐廳選擇想要吃的坐下來好好地享用?」

我不解地表示,「這還須要做決策?當然是去餐廳吃。除了不必麻煩秘書,多了菜色上的選擇外,有時碰到部屬們還可以輕鬆地聊聊天,聯絡一下彼此的感情,不是一舉數得?」

「但這就是問題的所在」,友人嘆了一口氣表示,「每次碰到我那群部屬,我也會加入他們的行列坐在一起,只是到頭來總有一種深水炸彈爆炸的感覺。因為每次我一坐下來,部屬們吃飯的速度就會加快,常常在5分鐘內就全部都吃完畢。之後因為要去處理公事而走得一個都不剩,只留我一個人形單影孤地坐在那裡用餐…。」

雖然我不知道造成這種現象後面的真正原因,不過他的分享倒是開啟了我一件塵封多年的記憶。

有一回我正在廁所上小號時,直屬主管剛好也走進來站在我旁邊。我本來只是想禮貌地點個頭、打個招呼就好,不料主管一看到我話匣子就打開了。

他一面繼續辦著「正事」一面轉頭問我,上午他交待的事進行得如何了?我沒料到他會在這種節骨眼上談公事,一時之間腦筋打結、搭不上話。

主管見我支吾其詞,馬上又加碼問了另一件任務,最後在離開時還丟下一句,「待會兒到我的辦公室來報告一下進度。」

而我當時還站在原地,為分心而尚未完成的「正事」以及自己剛才差勁的應對而苦惱中。

當然,人都是會從錯誤中學習的。在我事後的預先防範下,從此主管就再也不會在廁所裡碰到我了。

有時朋友會揶揄我,就是因為我平日辦事讓主管不放心他才會抓緊機會隨時監督。我如果能隨時主動報告,也許就可以避免這種公而忘私主管的近距離關切了。

當然,這種說法是有它的合理性。

不過想想看,有誰願意在滿嘴食物時、點唱卡啦OK時、上廁所時、在走廊走路時、在茶水間倒水時,被無預警地詢問一些工作上的狀況?

即使是自己熟悉的題目,表現也會因為時機環境不對而大打折扣。

為了能趨吉避凶,讓主管沒有機會在和工作無關的地方找到自己,也是情有可原。

其實找部屬談公事本來就是主管該做的事,只是有些原則若是主管可以先把握住,那效果一定會更好的。

首先,要預留時間讓部屬針對問題做準備。那種考驗部屬立即反應的機智問答,只是徒然浪費雙方寶貴的時間。

其次,隨性的臨時會議能少就少。畢竟每一個人都會依照自己既定的行程排定工作上優先順序,主管無預警地要求會打亂員工手上正在處理事情的節奏、降低生產力。

最後,要注意談公事一定要挑對地點及時間。在不適當的地方、霸占員工的私人時間去做理論上對的事情,只會產生令人意想不到的錯誤結果。其實凡事都過猶不及。過度密集地關心工作進度、聊公事和完全放任、從不關心的做法,都會造成不良的效果。至於如何拿捏就看主管的智慧了。

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