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最簡單的專案管理工具:Google日曆,專案團隊應用實例教學

Google日曆或許沒辦法做更多專業專案管理要做的事情,但他有顯而易見的4項優點。

我在電腦玩物中常常介紹專案管理軟體,於是也有很多團隊在需要建立一個合作工作流程時,會來信詢問我的意見。

有時候當他們需要更密集溝通討論,我會建議SlackJandi。當他們需要清楚又簡單的進度安排,那麼建議試試看Trello。當然也有更進階的專案排程,可以利用「甘特圖軟體」完成。

但是之前有一封來信讓我重新思考了這個問題:

「esor您好,我是您電腦玩物的長期讀者,剛好負責一個水電維修團隊的管理,我們工作情況是會有很多外務維修與送貨行程,需要有一個共同的專案管理工具可以把每個案子控管好,讓外務人員知道什麼時候要去執行哪個案子,讓內務人員可以統一管理任務分配,並且兩者的時程可同步連動、即時更新。

我們會產生很多單據資料,也希望這個專案工具可以根據案子,讓外務同仁回傳資料,而內務同仁可以根據案子清楚的追蹤單據資料,查看任務執行狀態。

只是我們師傅大多不一定擅長新奇的數位工具,因此希望這個工具可以真的簡單易用,不要有太多超出一般使用常識的功能,以免增加學習成本。

不知道esor有沒有想到什麼適合上述需求的專案管理工具呢?我們正在嘗試用 Google日曆解決這樣的問題,不知道這是不是一個好的專案管理軟體呢?」

真的,沒有什麼好的專案管理軟體,只有適合你的專案管理工具。

而針對這樣的管理流程,而且又希望是盡可能簡單易用的工具,「Google 日曆」確實就可以將其當作好上手的專案管理工具。

這篇文章的前因後果

「前因」:我之前其實也會用 Google 日曆來做簡單的個人專案整理,這個經驗可以參考:「我在 Google 日曆上的專案管理思維:心得與方法分享 」。

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