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沒有「時間管理」這回事!你只能管理自己的工作

當你能夠主宰情緒,就可以更有效率地管理自己與工作。以下的八種練習範例,是工作管理的大師們用來擬定工作並且主宰工作的方法。

1.優先進行最重要的工作

即使重要的工作非常艱困冗長,但你很清楚它的價值,所以這些工作一定要努力完成。你大可以把工作拆成好幾個部分,或者設定小目標。在每個項目間讓自己稍微休息一下。

2.專注在最重要的一件工作,不要隨便切換目標

突然想要上網或瀏覽臉書時,必須堅持說不。說服自己、管理自己,並且專注於眼前的工作。只要想起一大堆的工作,排山倒海的壓迫感就會迎面而來,擺脫這種感覺的唯一方法,就是純粹而專注地處理眼前的工作,因為這是完成巨大待辦工作清單的最快方法。

每一次切換目標,就要花費更多的時間重新開始,還要讓頭腦再度專注運作,這是非常可怕的時間浪費。專注在眼前的工作,可以節省時間與工作精力。

3.優先處理困難的事情,而且要快

不可以拖延吃力的艱難工作,必須立刻著手進行。瞄準要害,一口氣徹底打倒它們。布萊恩‧崔西曾說:「把青蛙吃下去。」意思是說,如果每天最糟糕的開始是吃下一隻活生生的青蛙,只要你做得到,接下來只會漸入佳境。

我也不知道為什麼有人可以想出這麼無厘頭的比喻,但他的意思是要我們優先完成艱困無比的工作,甚至必須連想都不想就先做,否則這個問題會惡化膨脹,壓力也會打垮你,讓一切變得更為困難。

只要「吃下青蛙」,你一定可以心滿意足,也會鬆了一口氣。你的頭腦會分泌帶來快樂的腦內啡,這種賀爾蒙會讓你感受到無比的成就感與自尊,欣然面對下一個艱困的挑戰。

紀律會督促你做應該做的事情,就算你心裡不願意,只要思考事情完成後的成就感,就可以讓你獲得能量,向前邁進,完成艱困的工作。

4.管理自己的時間資源,不要被別人牽著鼻子走

這個世界會拉著你東奔西跑、扯你的後腿,除非你可以根據自己的願景、價值與關鍵結果領域來規畫時間。

你其實可以客氣地拒絕,推掉不重要的事情。除此之外,你必須明白,假如你沒有自己的計畫,就會變成別人計畫裡的棋子。當別人苦苦哀求,說他們沒有你不行時,千萬不要心軟,你可以獨立自主,設下界限,防止時間溜走。

5.誠實問自己:我是不是在做最有價值的事情?

每個人都會自欺欺人,編織出很爛的藉口或故事。每當我們說:「明天再做吧!」,其實內心的想法都是:「我永遠也不會做!」這點相信你自己心裡有數。

千萬別相信內心那個無恥的聲音,它想說服你,讓你以為自己「已經很努力了」,但其實你只是把文件翻來翻去八、九個小時而已。你可以有效率且明快地分出事情的輕重緩急,不需要責怪、抱怨或找理由。

6.做好時間分配,優先規畫願景與策略,不可因實際工作與急事而延後

規畫願景與策略是最重要的任務。向團隊伙伴傳達你的願景並訓練他們,也是高優先的任務。但只要忙起來,很容易會忽視這個部分。因為,和眼前急需立刻著手進行的工作相比,規畫願景與策略顯得較不重要或急促。

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