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商業E-mail:從打招呼起,就知道你夠不夠專業

用英文E-mail溝通已經不只發生在和老外溝通時才用,有時候,有些本土銀行同事間的書信往來,科技公司和廠商詢價,就算是老中和老中之間的溝通也用英文。

還沒有進到溝通正題,商業E-mail從打招呼開始,就可以看出你夠不夠專業。以下這幾種打招呼的方式都有錯,你知道錯在哪裡嗎?

用英文E-mail溝通已經不只發生在和老外溝通時才用,有時候,有些本土銀行同事間的書信往來,科技公司和廠商詢價,就算是老中和老中之間的溝通也用英文。

商業E-mail合宜的招呼很容易就上手,不像英文的實力要經年累月累積,一起來看看:
 
相較於E-mail,商業書信比較嚴謹,書信開頭,一般都用Dear。例如:

●Dear Mike,

一般用法是在Dear後面加上名字,然後逗點。
 
●Dear Mr. (Mike) Johnson:

很正式的信函,可以在Dear後面加上姓名或者只用姓,然後接冒號。冒號在中文裡常用,英文裡很少見,但這個場合可以用。

如果不知道對方的名字,以往美國人多用To whom it may concern,英國人用Dear Sir/Madam,但這兩種用法現都不流行了,它們聽起來就像中文信裡的「敬啟者」,既制式又老套。假如不知道對方名字,也盡也可能用對方職稱,例如:

●Dear Hiring Manager,
●Dear Purchasing Manager,

 
E-mail比正式的商業信函多了一份輕鬆,少見Dear開頭,但如果是要給客戶,希望他覺得你很正式,還是可以用。在商業E-mail往來中更常見: 

●Hi Mike,
●Hello Mike,
●Morning Team,
●Hi All,

 
注意,這些招呼語裡,只有一個逗號,而且逗號都放在最後。有沒有注意到All和Team的第一個字母都大寫?這是表達敬意。

假如可以,把對方的名字放在招呼語裡更好;收件對象超過一個人,中間用一個斜線隔開,顯得專業有效率,至於名字的排序,老外並不太在意:

●Hi Mike/Ben,

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