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五個寫好英文E-mail的秘訣,讓你的信件看起來專業又漂亮!

常有人覺得自己的英文信,不是辭不達意,就是又臭又長。其實,只要善用一些訣竅,就會讓一切不一樣。學會以下五種小技巧,讓你的英文信件看起來專業又漂亮!

每次打開電子信箱,準備寫英文e-mail時,腦袋會不會一片空白?

英文溝通已經成為全球化社會的必備工具,英文書信往來即是很重要的一環。但是,常常有人覺得自己的英文信,不是辭不達意,就是又臭又長。其實,只要善用一些訣竅,就會讓一切不一樣。學會以下五種小技巧,讓你的英文信件看起來專業又漂亮!

1、簡潔文字

商業信件首重清楚明瞭,文字簡潔不拖泥帶水,許多介系詞就有這種功用。

to表示「為了」(in order to的省略),常用做一個句子的開頭,直接說明目的,例如To cut the company’s spending, we decided to eliminate one department. (為了減少公司的支出,我們決定刪減一個部門)。

with表示「有」,用with取代have或其他動詞,會讓句子更清楚。例如,The flow has become much larger after we used this system.(我們用了這個系統之後流量變的大多了),如果用with this system取代after的子句,整句就會更簡潔:The flow has become much larger with this system.。

2、善用「介系詞片語」

許多「介系詞片語」能清楚表示意思並且讓句子看起來更專業。

例如according to / on the basis of / in light of都表示「根據」或「按照」,because of / due to / owing to都指「因為」或「由於」。其它像是on behalf of「代表」,make use of「運用」,by means of「藉由」,as far as「就…的限度」或「在…的範圍」,at the risk of「冒著…的危險」…等。

這些好用的「介系詞片語」都可以讓你的句子看起來更加專業,唯一要注意的就是,這些片語後面都接名詞而非子句,例如I am here on behalf of my company. (我在這裡代表我的公司)。

3、用對「假設語氣」

在商用信件裡,if和would/could have p.p.是最常見的「假設語氣」。if常用做假設可能發生的事,句子用「現在」或「未來」表示,例如:If the company earns more than 1,000,000, year-end bonuses will be doubled.(如果公司賺超過一百萬,年終獎金將會加倍)。本句前後時態差異是為了突顯事情先後的條件。

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