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【職場溝通術】不好好給簡報的你,只是在折磨自己

Brief說的是簡報,也就是精簡的報告。 Brief 不是 Order(命令)或是 Enquiry(需求)。這點非常重要。

(※本文作者為中國奥美副總裁:古里奥;古里奥臉書ID:古里奥 Coolio Y.

做廣告的人每天都把簡報(Brief)這個詞掛在嘴上,一會兒客戶給自己出簡報了,一會兒自己給內部其他部門出簡報。我個人感覺很多人對這個高頻出現的英文單詞理解是有偏頗的,Brief說的是簡報,也就是精簡的報告。

簡報講的是背景及情況,不是出題,也不是下需求

既然要做精簡的報告,就是要告訴對方一件事情之前發生了什麼,誰在做什麼,現在進展如何,還有什麼需要做的,可能需要什麼支持,有什麼問題,另外如果需要討論解決方案,也可以在簡報會議上進行簡單討論,但不要指望當場就能解決所有問題。

因為是一個報告工作,所以涉及這個項目的所有人都要參與簡報會議(或者簡報郵件)。這包括了各個部門,各個職位,各個等級,甚至公司外的可能涉及人員等。請大家了解項目,是為了讓所有人訊息同步,且可以及時發現問題,快速解決。

但如果這被理解成了「下需求」,那就很容易步入一個錯誤的運營模式:「彙報的人只跟接下去要做事的人講,其他相關部門都對進度和情況不了解。」當大家信息不同步時,可能觸發的問題是可預見的。

比如:上司把已經做好的東西駁回,因為他沒聽過簡報;聽簡報的人覺得自己無法勝任這份工作,但卻要硬著頭皮上。

當所有相關人都參與時,出簡報的人就可以有效避免把簡報當作下需求來處理,大家更容易就著簡報中羅列的問題和待辦事宜進行討論。會議結果也會變成統籌安排,協同作業,而不是「我命令你做,你必須要做。」

質問,反問,說不,只是給自己挖坑 

在說語氣和態度的問題之前,我先說一個廣告業的常識。

廣告是一門藝術與科學結合的應用科學,因為涉及到藝術,所有產出是沒有標準答案的。

做廣告的檢驗標準只有一個:「消費者喜歡不喜歡。」當然在實際操作之中,「品牌方喜歡不喜歡」也是個比較大的考量,但品牌方的決策可能更貼切他們的真實市場和消費者,不代表絕對正確。

既然所有人都沒有絕對正確的答案,在一起就應該是討論、協商、切磋的模式。這個時候,每個人準確,客觀,冷靜的表達自己的意見就非常重要。不管對一個出品,一個看法是怎麼想的,都要精準地表述自己的看法,不帶個人情緒。

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