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「不知為何總是無法照預定工作的人」到底是哪裡出了錯?

  • 岡村拓朗
  • 時報出版
  • 圖片來源:stocksnap.io
不論是工作還是自我成長,只要能讓PDCA循環持續運作,事情就會越變越好。

●當PDCA被突如其來的工作打亂時……

即使訂立了一天的計畫,目的也不是要全部完成。

即使是小目標、小計畫,你是否有時也會覺得「為什麼總是不順利呢」?

「沒有照著早上訂下的計畫走……」

「真討厭不能照計畫進行的自己……」

這樣的經驗應該任誰都有過吧。

如果早上訂立的計畫沒有順利進行,其實並不需要煩惱、不安,PDCA就是為此而存在的試誤框架,只要持續填寫PDCA筆記,不斷改善就好。

但是,也有人是不論改了幾次,都無法依照計畫進行。

我想,其中有幾個原因。

我在諮詢時,最常遇到的原因是「突然插入預定之外的工作」。

「被上司叫去好幾次……」

「因為今天突然有個會議……」

「臨時要去回應客訴,花了很多時間……」

「被交辦了緊急的工作……」

像這樣,因為有突然插入的工作或預定而手忙腳亂,並且意外地花時間,就這一天就過去了。

這真是很棘手的問題。

就算詳細記錄下一天的時間使用方式,也不太可能會變成:「發覺『原來我把時間花在這些事上啊』→應該要從想做的事情開始做起↓做到了。」

這個問題其實是框架的問題。

若有人跟你說「這工作很緊急,拜託你!」而你立刻去做了,其實正是被「緊急的工作=就算會打亂預定也非得立刻去做」的框架所驅動。

因此,解決的辦法唯有改變框架的使用方式。

●計畫中一定要設定緩衝時間

解決這個問題的方法就是「在計畫中預設緩衝時間」。要準備的框架是「時間」。

說起來,工作中會有突發事件也是很理所當然的,不會所有事都照著預定走。

雖然不算例行工作,但對應突發事件和問題也是你的工作範圍。但若每次都像打地鼠那樣去處理眼前的問題,你的工作評價並不會因此提升。

必須要把時間花在能為公司帶來利益的重要工作上。

可是話雖這麼說,那些突發工作最終還是得要由自己來做,那就為此準備「一個框架」吧。

我將告訴各位製作這個框架的方法。

基本上,就是決定「開始時間」與「結束時間」。

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