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【商務英文書信】職場Email,真的不能用Dear開場嗎?

既然要用外國人的語言寫信,就要小心避免掉入中翻英或英翻中的思維,各國和個人表達習慣都不同,平時就要多觀察多收集商場和職場的「實際案例」。

上週有位學員送親手做的月餅到辦公室,漂亮的外盒還附上一封簡短的信,信的開頭寫著 「DearJoe, Bryan 和公司團隊」,結果引起同事間熱烈討論到底寫Email可不可以用Dear開頭。

To Dear or not to Dear?

在校時寫英文是寫句子,在職場寫英文是寫連結。因為寄件者和收件者之間的每封信建立(或斷開)連結的機會,即使是「見不到面」的對話,也需要發揮判斷和觀察的能力,才能透過Email為自己和公司增加發展的機會。那麼,Email的開頭是要用Dear還是Hi要怎麼判斷跟觀察呢?

我在企業指導的跨國商務溝通系列議題中,尤以「商務書信」最容易引起討論,因為不分部門層級大家幾乎都有相關經驗,也因此Email的開頭能不能用Dear總是能立即引起學員的辯論。

反對派表示「現在沒有人在寫Dear、那是過時的用法」,支持派則說「用Dear比較正式」,接著反對派又說「要用Hi才能拉近跟收件者的距離」,然後支持派就拿出殺手?「好呀,那你去跟老闆Hi看看啊」。

兩派的確指出不同考量下的關鍵字:現在、正式、距離、老闆;反對派不用Dear是想跟上趨勢並且和收件者拉近距離,而支持派則想讓信件內容散發正式的氛圍,至於要不要Hi老闆則可能有多重考量,不管是哪種立場,很明顯都可看出寄件者各自在乎的點和想透露給收件者的訊息都不同。

而當我細問學員這些「要」跟「不要」寫Dear的想法哪裡學的或聽誰說的,有趣的是,無論在哪間企業,學員的答案幾乎只有兩個:大家、網路。

資訊爆炸的時代,請練習再多看1秒

根據微軟在2015年的調查,人們的專注力已從2000年開始從12秒遞減到8秒,姑且不論這數據在國外已引起真實性的爭議,不得不承認現代人對於疑難雜症的求解要嘛轉頭(問旁人),要不低頭(上網),大概只有少數會轉身(參閱各式書籍或專家交叉驗證)。

在網路搜尋EmaildearHihello 等關鍵字,會跳出超過三千萬筆的結果。如果只花8秒瀏覽搜尋結果的文章「標題」,會看到有些標題的描述對Dear的使用是不鼓勵的,又或者標題本身也是問號結尾,也就是連作者自己都不確定答案是什麼。

但是!若能點進連結並閱讀「內容」超過8秒,不管是國內還是國外的文章,就會發現沒有任何一個作者百分之百保證不能用Dear,也沒有人說用Dear就是錯,甚至也提若想要營造正式的氛圍還是可以用Dear,還有國外筆者提到自己有偏見(bias)喜歡用Hi,結果底下就有外國讀者留言覺得寄件人沒頭沒腦就用Hi讓他覺得不受尊重。像這樣的論點分岐在國內外大致是:
 

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