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上班族、主管都適用!1張圖學會「鬼速PDCA工作術」

  • 富田和成
  • 三采文化
  • 圖片來源:unsplash.com
越是競爭,越要用PDCA打好基礎!減少每一步的「虛耗、浪費」,才是真正有效率。

這些族群最該看!

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何謂「鬼速PDCA」

在進入「鬼速PDCA」的內容解說前,我要再次說明什麼是PDCA循環,圖1-4是教科書上常見的PDCA循環圖。擬定計畫、付諸執行、檢視結果後再調整,一個循環之後的情報輸出就成為改善方案或延伸方案,然後再反映到下一個循環。

這樣的解說大家應該都能清楚理解,但因為過於簡單,大多數人的感想就停留在「PDCA確實很重要」就結束了。圖1-4的最大缺點就是沒有點出「PDCA到底有什麼效果?」、「每個步驟的具體做法是什麼?」。此外,因為解說太過無聊,讀者很難發現PDCA的魅力。所以,從第二章開始,我們將針對PDCA的各步驟加以說明。

1.計畫(PLAN)

在計畫階段,首先要決定最後要抵達哪座山頂,沒有目標,就無法開始,而且目標要盡可能地具體化。譬如,「哪一天找時間去爬山」,這就是不明確的目標,而是將目標明確設定成「一年後的今天,我將站在那座山的山頂上」。一旦目標明確,就能明確看出現況與目標之間的差距,接著就知道自己這一年該做什麼,課題和方法就能更清楚。

說到課題,我們可以想到的是選定登山路線、增強持久力、籌措登山費用、整備裝備等等。此外,如果發現原本選定的登山路線有困難,選擇其他路徑就成了另一個課題。「課題」一旦明確,就要思考解決方案的方向性,做到這一步,計畫就算大功告成了。

有時,如果目標太過遙遠,就很難看清楚「課題」。此時,就趕快著手進行一看就知道是課題的部分,針對不懂的部分建立假設,一邊採取行動,同時提升計畫的精確度。(下圖1-4)

舉例來說,只因為不懂什麼是必要裝備,就遲遲不開始進行持久力的訓練,這是不合理的。此話看似理所當然,然而事實上卻有很多人在沒有擬定完美的計畫前,便不會進行下一步。

計畫約占PDCA中的五成,因為明明目標是山頂,卻一直往海邊走,這樣一輩子都到達不到目標。如果在檢視階段發現錯誤時,當然可以進行修正,然而,如果計畫明確且仔細的話,就可以在事前防範這種無謂的錯誤。

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