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電梯簡報—「只花一分鐘說清楚的解說術」

  • 鶴野充茂
  • 大田出版
  • 圖片來源:unsplash.com
當某天在電梯遇到重要人物時,能夠運用短暫的搭乘時間,在僅僅數十秒內闡述自己的計畫。

大家聽過「電梯簡報」這個詞彙嗎?

這個詞是指「當某天在電梯遇到重要人物時,能夠運用短暫的搭乘時間,在僅僅數十秒內闡述自己的計畫」的意思。

這裡我想提醒大家務必留意,「說明的人=講者」和「聽取說明的人=聽者」之間在想法上存在的巨大差距。

這麼說是因為,說明的人會為了讓對方了解得很透澈,而在不知不覺間「用更多的話語,花更多的時間,講解得更清楚」。當然,這種行為本身並無可議之處。

不過,聽取說明的人會希望聽到簡單扼要、經過整理歸納的內容。也就是說,他們想要「花最少的時間,聽最少的話語,聽得更明白」。

而且,聽取簡報的人,在現實生活中本來就需要做很多重要決策,所以他們沒有充裕的時間可以聆聽。「具成效的演說」正是在理解「講者」和「聽者」之間的心態落差後歸納準備的內容。

這裡將向各位介紹,讓工作繁忙到無法分出一點時間的人,聽你簡報的方法。那就是「一分鐘站立簡報」和「重點郵件」。

首先,講者要先將內容歸納成摘要後告訴對方。再將事先準備好,一分鐘左右的企劃案,在現場簡單扼要地傳達給聽者。這就稱為「一分鐘站立簡報」。

等講者說明完以後,聽者應該會針對內容回覆或確認。如果對方回覆「我懂了」之類的話,後續就不用再做說明。但是通常聽者會對講者出一些「作業」,來達成蒐集想知道的資訊之目的。

另外,聽者也有可能會回覆「希望能多給一些時間考慮」。這個時候,就要換「重點郵件」登場了。

講者只要說「我將會把您所指教的答覆,和談話重點整理成電子郵件寄給您,再請您回信。」之類的話語,將自己和對方還需要時間思考的部分留待日後處理。只需要進行到這個階段就行了。

從對方的立場來看,不用立刻回覆這一點,就讓他們鬆了一口氣。也因為不急於當場回覆,對方可以考量各種情況,再給予正式的答覆。「一分鐘站立簡報」的重點在於「不需要在當場達成共識」。

如果想要在當下把事情解決,就會認真地思考很多其餘的事情,需要花費的時間也會變多。只要避免消耗這樣的時間,就能提高工作的效率。

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