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行事曆記錄什麼,反映了一個主管的「腦」

  • 田島弓子
  • 核果文化
  • 圖片來源:unsplash.com
主管最重要的任務,已經不是凡事親力親為,而是「推動屬下的工作」以及「提高團隊成果」。所以,在每天有限的時間中,不僅要做好自己的工作,更要整合團隊,妥善交辦屬下各項事務。

身為主管的你,是否遇過以下場面:

永遠有數不清的會議等著你;好不容易滿足上司的要求,轉頭又得為部屬收拾殘局;永遠都在回E-mail,可能還無法順利交辦給部屬……

原因在於──當上主管之後,你的「時間運用模式」並沒有跟著升級!

新手主管第一步:改變工具的「使用方式」

首先,請大家不要誤會,這不是一本以介紹工具使用方式為目的的書籍。

這本書介紹的是:如何站在管理者的觀點,改變使用工具的方式,藉此培養「管理技巧」與「管理者的思考習慣」。

我經常聽見在第一線艱苦奮戰的執行主管們這麼說:

「讀了『寫給上司們看的書』後,雖然工作時會提醒自己書中要點,但怎麼做都覺得不順利。」

「即使頭腦明白,還是學不會管理者的做事方式。」

對曾是優秀「執行者」的人們來說,這或許是理所當然的結果。因為個人能力出色,而獲得公司一定程度的評價,升上了主管職位。

像這樣剛當上執行主管的主管界新手,每個人都會遇上一個很大的課題。這個課題就是――「如何從優秀的執行者身分畢業」。

●從單打獨鬥轉為團隊行動。

●不是自己行動就好,而是要帶動周遭的力量。

心裡明知這個道理,但每逢月底、期末、年度結算前看到目標數字仍不足時,許多執行主管還是會忍不住自己跳下來行動,變回過去那個單打獨鬥的執行者。

於是,最後還是用執行者時代的模式在工作。然而,你現在的身分不同了,與從前相比,必須同時進行主管業務,工作表現與生產力自然大幅滑落。因為得在有限的時間中做那麼多事,無論體力或發揮的實力當然有限。

就像一臺推土機般獨自工作的結果,不僅自己筋疲力盡,也無法好好培育部屬,帶領整個團隊做出好成績。

為了避免落入這個下場,你一定要改變工作方式才行。

那麼,該做什麼才能改變呢?

抱持主管心態學習固然重要,我認為更具效果也親身體驗過的,其實是「改變工作習慣」。

具體來說,就是站在管理者的觀點、改變日常「用具」的使用方式。這正是本書的主題。

所謂的「心態」,如果不能經常提醒自己,有時很難持續。可是,本書介紹的「工具使用方式」一旦理解並實行,就能幫助你養成身為執行主管該採取的工作習慣,自然記住個中訣竅。

站在管理者的角度,將每天都會用到的「用具」,如行事曆手冊、文件製作、利用便條紙溝通等工具提高使用的層次,光是如此,你就能從一個執行者進化為一個管理者。

活用傳統及數位行事曆

在我擔任執行主管時,會使用以下兩種工具,分開建管「自己的工作行事曆」與「管理部下的行事曆」。

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