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為什麼一流主管都用「跨頁週間行事曆」?

執行者的行事曆,是單打獨鬥的光榮紀錄;寫得密密麻麻,通常戰績愈好。主管的行事曆,則是領導團隊的「指揮塔」;必須一目瞭然,才能運籌帷幄。

為什麼「跨頁週間行事曆」能有效管理團隊?

作者田島弓子曾在微軟業務部擔任高階主管,帶領團隊做出佳績。他管理行程時,除了運用Outlook外,還大量使用行事曆手冊、筆記本等傳統工具,他發現藉由「手寫」,能在腦中盤整團隊進度,思考下一步的指示。

而他最推崇的就是「跨頁週間行事曆」。而且一定要找以下這種:

--以週為單位,跨頁設計
--左頁顯示週一至週日,右頁則空白
--最好是線圈裝,可攤開在桌上
  
善加利用這種格式的行事曆,可幫助主管建立「管理腦」。

這是怎麼做到的呢?

●「以週為單位」思考,最利主管掌控大局

以一週為單位的行事曆,能幫助主管俯瞰全貌,看著本週思考下週、甚至更長遠的計畫。還能回推時間,提醒部下此刻該做什麼,藉此管理團隊進度。

●左右頁互相對照連動,「每日」工作事項扣緊「本週」目標不疏漏

切出本週的業務目標,寫在行事曆右頁,再化約成工作要項,填入左頁的每日待辦清單。以跨頁對照,就能清楚確保目標與工作進度不落後。

●主管的待辦事項,占比最高的應該是「交辦事項」

身為執行者,你可能會在行事曆寫「幾點該完成資料」,但是當主管後就變成「指示部下A製作資料」,因為主管的重點工作就是站上指揮塔,好好分派各項工作,才能讓組織運作順暢。

●部下的預定工作,也要寫進行事曆

將交給部下的工作事項寫進行事曆,有利主管促使部下行動,當部下遇到困難時,也能馬上掌握狀況,一邊給予協助,不會因為突發狀況太多,而拖累整個團隊。

●主管也要自己預約自己的時間

主管每天都有開不完的會議,以至於經常無法集中注意力。這時,主管更需要為自己預約「一人的祕密會議」,讓自己擁有一小時左右的獨處時間,思考商業策略等具前瞻性的想法。

善用辦公文具輔助多層次的管理

書中收錄更多的辦公文具活用術,幫助所有主管,逐步打造優秀「管理腦」,順利帶領團隊,包括:

●用「A4紙」製作多工管理的行事曆

一般制式月曆無法跨月管理,這時就用A4影印紙製作橫跨五週的行事曆,尤其適合需要管理多項業務、看出三十至四十天內的進度時。

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