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為什麼一流主管都用「跨頁週間行事曆」?行事曆記錄什麼,反映了一個主管的「腦」

執行者的行事曆,是單打獨鬥的光榮紀錄;寫得密密麻麻,通常戰績愈好。主管的行事曆,則是領導團隊的「指揮塔」;必須一目瞭然,才能運籌帷幄。

這個情景是否熟悉?永遠有數不清的會議等著你;好不容易滿足上司的要求,轉頭又得為部屬收拾殘局;永遠都在回E-mail,可能還無法順利交辦給部屬……

原因在於──當上主管之後,你的「時間運用模式」並沒有跟著升級。  

一流主管的行事曆就要像個「指揮塔」

主管最重要的任務,已經不是凡事親力親為,而是「推動屬下的工作」以及「提高團隊成果」。所以,在每天有限的時間中,不僅要做好自己的工作,更要整合團隊,妥善交辦屬下各項事務。

因此,主管的行事曆手冊所記錄的要項,應該是根據這兩大目標,所發展出來的工作重點。如此一來,這行事曆就會像個戰略計劃的指揮中心,引領主管看見全貌,在腦中產生組織的運作想像,帶領部下分頭進行,做出成果。

為什麼「跨頁週間行事曆」能有效管理團隊?

作者田島弓子曾在微軟業務部擔任高階主管,帶領團隊做出佳績。他管理行程時,除了運用Outlook外,還大量使用行事曆手冊、筆記本等傳統工具,他發現藉由「手寫」,能在腦中盤整團隊進度,思考下一步的指示。

而他最推崇的就是「跨頁週間行事曆」。而且一定要找以下這種:

--以週為單位,跨頁設計
--左頁顯示週一至週日,右頁則空白
--最好是線圈裝,可攤開在桌上

善加利用這種格式的行事曆,可幫助主管建立「管理腦」。

這是怎麼做到的呢?

●「以週為單位」思考,最利主管掌控大局

以一週為單位的行事曆,能幫助主管俯瞰全貌,看著本週思考下週、甚至更長遠的計畫。還能回推時間,提醒部下此刻該做什麼,藉此管理團隊進度。

●左右頁互相對照連動,「每日」工作事項扣緊「本週」目標不疏漏

切出本週的業務目標,寫在行事曆右頁,再化約成工作要項,填入左頁的每日待辦清單。以跨頁對照,就能清楚確保目標與工作進度不落後。

●主管的待辦事項,占比最高的應該是「交辦事項」

身為執行者,你可能會在行事曆寫「幾點該完成資料」,但是當主管後就變成「指示部下A製作資料」,因為主管的重點工作就是站上指揮塔,好好分派各項工作,才能讓組織運作順暢。

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