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李開復:我的時間管理秘訣──列兩張清單

  • 李開復
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  • 圖片來源:pixabay.com、作者提供
總結起來,管理時間的兩個很重要的步驟,就是列「待辦事項清單」和「完成事項清單」。待辦事項清單用來提醒你做事情,完成事項清單用來審視你的時間安排。待辦事項清單強調目標,而完成事項清單重在展現成就。

你的身邊有沒有這樣一群人——永遠精力充沛、永遠有用不完的時間,工作、社交、生活、興趣什麼都不落下……他們的妙招是什麼呢?

我整理了一些管理時間的小秘訣,希望能幫助大家更好地管理時間。

事分輕重緩急

每天管理時間的一種好方法是,早上確定今天要做的緊急事和重要事,睡前回顧一下,這一天有沒有做到兩者的平衡。建議每天對該做的事排好優先次序,並按照這個次序來做。

在《高效能人士的七個習慣》一書中,作者史蒂芬•柯維提出,「重要事」和「緊急事」的差別是人們浪費時間的最大理由之一。

因為人的慣性是先做最緊急的事,但這麼做會導致一些重要的事被荒廢掉。

每個人都有許多「緊急事」和「重要事」,想把每件事都做到最好是不切實際的。建議大家把「必須做的事」和「儘量做的事」分開。必須做的事要做到最好,但儘量做的事盡力而為即可。

懂得用良好的態度和寬廣的胸懷接受那些暫時不能改變的事情,多關注那些你能夠改變的事情。此外,還要注意生物鐘的運行規律,按時作息,勞逸結合,這樣才能在學習時有最好的狀態。

要保護自己的時間,尤其需要有足夠的時間做那些「重要事」。

潘正磊是微軟總部產品部門中以效率和執行能力著稱的總經理。她大學畢業後就加入微軟,是晉升最快的經理之一。這是她講的自己剛進入微軟時學習「保護時間」的故事:

我剛加入微軟時,職位是軟體發展工程師。我所在的小組開發的產品成長很快,幾個月內就生成了三個版本,每個版本又需要支援六種語言。這18個組合的要求都略有不同,而且我還需要和很多其他不同的組打交道。

每天,我辦公室裡總是人來人往,每個人都帶來不同的問題。他們一來,我總是停下我正在做的事,先解決他們的問題。我每天忙得不可開交,卻做得十分不開心。我覺得每天工作時間很長,卻沒有學到更多的知識,也沒有提高。

在與我的老闆溝通後,我清楚地意識到我的時間是最寶貴的,我需要提高效率。

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