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提高工作效率,「不加班」才有可能:成功人士都在用的6個小技巧

  • 李念庭
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  • 圖片來源:unsplash.com
成功的關鍵,不是加班熬夜、勤奮工作,而是用聰明的方法,有效率地完成工作。如何提升工作生產力,在有限時間發揮最大價值?不妨聽聽成功人士都怎麼做。

大家一定有類似經驗,明明整日坐在辦公桌前忙碌,但下班後回顧自己的行程,卻記不起究竟完成哪些重要事項,待辦任務仍是多得數不清。

「工作生產力」始終是企業評估員工的標準,也是成功的前提。如何提升辦事效率,在有限時間內發揮最大價值?不妨參考《商業內幕》(Business insider)整理的6個成功人士建議:

1. 立刻執行1分鐘即可完成的任務

心靈勵志作家葛瑞琴.魯賓(Gretchen Rubin)有個相當特殊的工作哲學--「1分鐘處理原則」。凡是可以在約莫1分鐘快速完成的瑣事,例如讀一封信、填寫表格、回一則簡訊、記下一項註解等,她一刻也不會拖延,會立即動身去做。

魯賓認為,迅速完成一些看似微不足道的小事,可以讓焦躁的心靈回歸平靜,迎接更有效率的一天。因為人無法一次承受太多瑣事。

2. 規劃出15分鐘工作清單

生產力研究專家卡森.泰特(Carson Tate)建議,可以列出一張15分鐘的任務清單,在排隊看牙醫或等待餐點的過程,就可完成一些不須消耗過多時間的工作。

最重要的是,你可以在不斷完成任務的過程中獲得成就感,幫助你在處理更複雜、有挑戰性的專案時,能更快進入狀況。

3. 把工作和喜歡的事物建立連結

美國心理學教授丹.艾瑞利(Dan Ariely)認為,把工作和喜歡的事物連結,建立一種「儀式」,有助於提升工作效率。

艾瑞利的儀式就是「咖啡+寫作」,每當要執行寫作任務時,就會配上一杯他最愛的咖啡,讓整個早晨的寫作流程,就在咖啡香中愉悅地完成。

4. 制定「深度思考」時間

暢銷書籍《深度工作力》作者卡爾.紐波特(Cal Newport)提升生產力的方法,是為自己騰出一個思索艱深議題的「深度思考」時間,若有人試圖排入其它流程干擾,例如會議或約會等,他會堅決拒絕,告訴別人他很忙碌。

5. 詳列下週的待辦事項

暢銷書作家勞拉·范德卡姆(Laura Vanderkam)習慣在每週五詳列出下週的所有待辦事項,類別包括職場、人際關係和自我學習。待下週結束後,她會回頭檢視自己完成哪幾項,「達成目標會讓人非常滿足」。

6. 設定一個時段處理信件

信件處理方式大致可分為兩種:一是隨時隨地檢查型,這類人習慣把來信提醒打開,一有通知就立刻處理;二是特定時段回覆型,這類人會選定某段時間,一次性地將信箱通知處理完畢,其餘時間則關掉通知或頁面,專心處理其它事項。

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