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取消誤傳信件、追蹤已讀…7個隱藏版Gmail功能,你都會用嗎?

  • 李念庭
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  • 圖片來源:http://photopin.com
幾乎人人都有一個Gmai帳號,不過,你真的懂得如何使用它嗎?除了收信、寄信,Gmail還隱藏了不少實用功能,例如取消誤傳信件、查看是否被已讀等。把這些資訊搞懂,勢必能大幅增加工作效率。

Gmail是現代職場生活中不可或缺的工具之一,不管是跨部門溝通還是與客戶聯絡,都常常使用它。不過,你真的了解Gmail嗎?除了基礎的寄信、收信之外,它還有不少隱藏版的實用功能,例如收回誤傳信件,以及查看信件是否被開啟等。

搞懂這些隱藏小功能,勢必能減少工作上不必要的麻煩、增進辦事效率。《HOW WOW》、《Huffington Post》網站整理有關Gmail的隱藏實用功能如下:

1. 取消誤傳信件

寄送電子郵件最尷尬的事,莫過於傳錯對象,或在信件未完成時不慎送出。不過,在Gmail,這是可以補救的!

首先,點選Gmail頁面右上角的齒輪按鈕,選擇「設定」,接著在「一般設定」中,將「取消傳送」功能開啟。未來只要在寄送成功通知出現時,點選「復原」按鈕,就可將寄出的信件收回。

不過,要注意的是,取消功能只限於信件發出後的30秒執行,意即若你太晚發現,錯誤就難以挽回。

2. 追蹤郵件是否被讀取

Facebook Messenger、LINE都會顯示對方是否「已讀」,那麼,可以得知寄出的信件有沒有被讀取嗎?答案是肯定的!

透過加裝瀏覽器擴充外掛「Sidekick」,不只可以追蹤信件有無被查看,還能確實得知收件人閱讀時間及次數。當然,收件人也不會知道你有加裝此功能。 

3. 運用「.」及「+」製造分身帳號

由於Gmail不認定ID內「.」及「+」後方的內容,使用者可以透過這兩個原則,創建無數的分身帳號。若信箱帳號為abcd123,但寄信至a.bcd123@gamil、ab.c.d123@gmail或abcd123+1、abcd123+1234567,同樣會進到原本的信箱中。
 
或許有人會問,創造分身帳號的用途為何?事實上,這招非常適合拿來管理跨區或多用途的帳號,例如申請美國帳號時,可於後方加上+us;申請日本帳號時,在後方加上+jp,而專門處理yahoo拍賣的,就加上+yahoo。不僅利於辨別,一旦被傳送惡意郵件時,也能立即得知是哪個對口散布。

4. 沒網路也能處理郵件

Gmail是職場生活不可或缺工具之一,老闆交辦事項、客戶聯絡資料都存儲其中,不過,若網路訊號不穩該如何是好?

為了預防在緊要關頭打不開Gmail,建議事先安裝「Gmail離線應用程式」,就可在離線狀態下讀取、回覆及搜尋Gmail信件。恢復連線後,離線期間所撰寫的郵件會寄出,而封存、加上標籤或刪除的郵件也會移至正確位置。

5. 延遲收信時間

是否常被不斷湧入的新信,打亂原本的工作節奏?事情忙到一半,卻還是忍不住點開信件,處理一些瑣碎的溝通項目。

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