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要員工加班,別視為理所當然

希望部屬加班、替你去開會……要他做不樂意的工作,如何讓他願意?

#1分鐘下指令
#不能把對部屬的要求
#視為理所當然
#主管帶人必修課

假設你必須拜託部屬假日加班時,你會怎麼開口?如果是提早告知,還比較好處理。但要是臨時才說,部屬大多早已排定活動行程,尤其是外出旅遊,不但住宿的訂金因此浪費,還會剝奪對方和家人的出遊時光,因此部屬往往不會爽快答應。

但是,如果主管的委託方式很有誠意,部屬有時也會坦然接受。反過來說,即使對方沒有特別的預定行程,但你的說法令人不爽,部屬也會斷然拒絕。舉例來說,擅自決定假日要加班的主管會這樣對部屬說:

主管:「客戶在這星期六的下午一點要過來,由你負責向客戶說明。」

部屬:「這個星期六嗎?」

主管:「是啊。你有事嗎?」

部屬:「是,那一天有預定行程……。」

主管:「真是拿你沒辦法。你這樣以後很難升遷喔!」

這種要求方式,就算部屬來加班了,心裡也是抱怨連連吧。

不能把對部屬的要求,視為理所當然

也有些主管會說:「來不來都可以,你自己決定就好。」讓部屬誤以為自己有選擇權,但其實這句話真正的意思是:「你得來加班,沒得選擇。」若是部屬沒有察覺到主管的意思,還很老實的說:「抱歉。我有約了,所以沒辦法加班。」就會被主管嚴厲斥責。許多主管或許會說:「我才不會這樣說。」但是仔細想想,有時候雖然我們嘴上說尊重對方的決定,但內心深處還是希望他能做到我們想要的事情。

但以部屬的立場來看,主管這樣說,他就會解讀成「看來事情沒有緊急到非加班不可的地步」,於是選擇不來加班。所以就算你感到失望也不該責怪部屬,因為這是雙方認知差異所產生的結果。

聽到你說感謝,部屬的心情也會改變

某位女性藥劑師被主管告知,希望她假日能去參加研討會。一開始她不情不願的答應了,可是一想到得取消預定好的行程,她就心情鬱悶,但又身不由己。主管發現這個情況後,立刻表達感謝她願意出席會議的話,部屬聽了主管真心誠意的道謝後,心態上也變得開朗、積極。

換句話說,即使部屬一開始不是很開心,但只要主管好好傳達感謝之意,部屬都能欣然接受。

吉村紙業股份有限公司(日本一家食品包裝公司,以海苔、茶葉的食品包裝為主,成立於1954年)的主管齊藤潤,當他委託部屬加班時,會充分表現感謝之意。「○○,我希望你這星期日去支援特賣會的活動,因為客戶說要再增派一人去協助,我想這部分之前都是你負責的,你應該十分清楚狀況,所以想拜託你……謝謝。我很感謝你!」

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