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作者/洪懿妍Cheers雜誌第117期 2010-06-01 圖片來源:

底下這段對話,你一定似曾相識。

產品部新任主管駿騏:「你說什麼,測試報告還沒出來?雅芳在幹嘛,你請她過來。」

雅芳:「經理,產品測試不歸我負責,麥可才是這方面的專家,我來問問他。」

麥可:「這不難啊,只是我一直在等你的通知,沒人告訴我要做這件事。」

這是很典型工作分配不清、權責畫分不明的狀況,只要善用管理工具,就可以解決這個困擾。工具1:以授權工作單(delegationworksheet)列出工作項目,決定工作該不該分派下去?又該分派給誰(表1)?

工具2:以責任分配矩陣(RAM,ResponsibilityAssignmentMatrix)細分工作的權責。

如果新手主管是要為某個專案分派任務,那麼責任分配矩陣是相當好用的工具。簡單的說,它就是工作分配表,可以明確界定成員的角色與職責,確保「每件事都有人做,每個人都有事做」。

在責任分配矩陣中,縱向的欄位寫上工作項目或內容,橫向則列出成員的名字,縱向與橫向交叉處的空格則以不同的符號來表示該成員在該工作上所擔任的角色。表2就是某個新款手機行銷專案的範例。

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