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作者/陳雅慧Cheers雜誌第113期 2010-02-01 圖片來源:
在這個實力要靠秀的年代,簡報力無疑就是競爭力。這份為你準備的實用備忘錄,會讓你簡報更完美。

簡報前的準備3步驟

《關鍵簡報術》作者慕恩(JonMoon)提出,一場成功的簡報,不在於篇幅或是運用的科技技巧,最重要就是夠清楚、並且提供有衝擊性的資訊。

Step1確認簡報目的三“W”

Who、What、Why,也就是針對「對誰、做什麼、為什麼」簡報目的不同,簡報的方法也不同(如右圖)。目的確立之後,收集資訊才有方向。若是想推銷新產品時,目的就是讓對方決定採用;參加比稿,則是讓自己的企劃案被錄取。一般人準備簡報時,往往只專注在「發表」上,忽略簡報的目的。有效的簡報是在事前想清楚:「想讓對方做出什麼行動?」

Who對誰做:

‧對公司內部:部門內同事?部門外同事?

‧對公司外部:客戶?一般顧客?新開發顧客?

What做什麼:

‧新商品?勞動環境改善提案?契約交涉?營業方針?企劃?

Why為什麼:

‧為了讓對方購買?為了讓對方更清楚?為了訂定有利契約?為了讓對方了解自己的方針?為了提高職場士氣?

Step2確認簡報提交時間

確認提交時間,可以決定「能做什麼事」。因為花半天、一天、一週製作所能蒐集的資料,和製作方法都不同。

Step3確認簡報的對象

聽簡報的人是一個人還是一群人?性別、年齡、知識水準、職位、對於議題熟悉度等都須先確認清楚。因為同樣的議題,對於商界人士或對學生有不同的用語和切入角度。向業界人士或客戶報告,使用專業術語的程度也不同。甚至還需收集資訊,掌握對方是否偏好數字或特別在意價格,來修正提案的風格。

簡報呈現的3大技巧

有了萬全準備之後,接下來就開始進行簡報的製作重點。

Tips1以「表格文字」取代條列點

準備簡報綱要時,你是否也是點開空白的PowerPoint檔案後,自然而然使用簡報精靈,把複雜的分析寫成文字,再把文字條例化?

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