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作者/吳凱琳Cheers雜誌第109期 2009-10-01 圖片來源:
專家開講:黃鄭鈞(美商惠悅企業管理顧問公司副總經理兼首席顧問) 黃鄭鈞以身為部門主管以及多年為企業諮詢的經驗,提供關於撰寫年度計劃書的具體建議。

撰寫年度計劃最困難的莫過於訂定目標。太高,怕自己達不到;太低,老闆又會不滿意。其中分寸該如何拿捏?

設定挑戰性目標,而非合理目標

首先要釐清的是,目標訂定的標準絕非合理與否,如果只想訂出合理目標,公司根本無法生存,因為它不具有任何競爭力。年度目標的設定必須是有挑戰性的,也就是所謂的「延展性目標」(stretchgoal)。

第2,確定目標應該是你和主管之間雙向討論的結果,而非單方面的決定。過去我身為部門主管訂定年度計劃時,碰到的最大問題是,自己單位的年度目標達成了,但是更上一層主管的年度目標卻沒達成。

比較好的方式是採取TopDown(由上而下)做法,和主管溝通他對於年度目標的想法。例如:他為何訂出這樣的目標?他預計會採取什麼樣的做法去達成這些目標?事先了解主管自己的年度目標,再訂定自己部門的年度目標。

另一方面,很多人常覺得老闆給的目標太高,根本不可能達成。這時你應該把自己的擔憂說出來,解釋為何你認為很難達成。同時,問清楚老闆背後的理由,並請他提供建議,可以怎麼做。主管所在的位置不同,可以看到更多可能性和不同的觀點,這些可能是身為屬下的你比較不容易看到的。

至於作為主管,要激勵部屬勇敢提出挑戰自己、而非只是「安全」的年度目標,必須讓他們知道你如何衡量績效:你不是只看目標達成率,也看他們的企圖心與絕對數字。

例如,A員工提出業績目標為400萬,他也確實做到了,目標達成率是100%。B員工主動提出更高的業績目標為800萬,雖然他最後只做到640萬,達成率為80%,但還是高於A員工的水準,績效優於A員工。主管要讓員工知道你的標準,員工才有意願訂定更高的目標。

完美年度計劃4大要件

一份完整而清楚的年度計劃,應該包含以下4大要件:

1.目標不要太多

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