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作者/吳凱琳Cheers雜誌第93期 2008-06-01 圖片來源:
使用電子郵件溝通,到底該注意哪些禮節?哪些錯誤絕對要避免?以下整理出12項重要原則。

Dos

1. 使用描述性句子撰寫主旨。

主旨欄是吸引收件人注意力的第一個關鍵,最好清楚表明你的來信目的。舉例而言,不要只寫「會議通知」,比較好的寫法是「×月×日下午×點召開×××會議」。

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2. 條列內容重點。

電子郵件的溝通必須簡短而清楚,最好用條列式寫法列出重點。香港上海匯豐銀行信用卡暨業務貸款分處╱個人金融處資深副總裁卓文芳以多年經驗指出,一封有效率且得體的e-mail,第1段就要講明發信目的。

例如需要老闆協助出面拜訪客戶,第1段就可以直接說明,然後第2段再說明如果老闆不處理,將會帶來哪些後果或損失,讓老闆第一時間就可以判斷問題的重要度。

3. 小心選擇副本收件人。

你同時發給甲、乙兩人同一封信件,到底該把兩人都放在收件人,還是把甲作為收件人、乙為副本收件人?

一般來說,收件人為信件內容的主要負責人或聯繫窗口,副本收件人則是其他關係人,例如你和對方的主管,或其他部門的人員。

副本的使用千萬要小心,如果寄信給主管的同時,又把副本傳送給主管的老闆,這麼做只是打壞你在主管心中的行情。但有時候,為了給對方時間或工作品質上的壓力,善用副本收件人功能、同步把信件送給對方主管,倒又不失為一個方法。

在部份注重層級倫理的公司裡,收件人的先後順序一定要注意,應以位階的高低作為排列的順序。尤其剛進組織不久的新人,還不清楚公司的組織架構和人際關係,最好先和主管或同事問清楚,免得誤觸地雷。

4. 回信時保留原始信件。

當你在回覆信件時,應該保留先前信件往來的所有內容。一方面讓對方立即知道你的來信目的,萬一有任何認知上的落差,也有紀錄可循。但如果信件內容是不同的主題,則應該開啟新郵件,不宜用舊郵件直接回覆。

5. 注意副本密送原則。

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