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作者/吳凱琳Cheers雜誌第85期 2007-10-01 圖片來源:
面對雜亂而龐大的資料,該如何整理出頭緒?面對成堆的文章,如何在短時間內抓住重點?在資訊氾濫的時代,你必須具備足夠的資料整理能力。

因此最好選擇活頁式筆記本,可以隨時調整前後順序,而且要嚴格遵守一份資料一張活頁紙,並在每頁活頁紙的上方標明:「日期」、「地點」、「參加者」以及「主題」,或是其他可以幫助你快速抓住這頁資料重點的資訊,方便你事後查詢。

另外像是開會時,通常你會記下必須親自處理的事情、待解決問題、或其他待辦事項等,你也可以在每件事的前面加上方格,日後問題一旦得到解決或事情完成時,便可在方格內打勾,如此便能確實掌握有哪些事情尚未處理,不會有任何遺漏。

歸納編號,去蕪存菁

當你閱讀及記下大量資料後,要如何去蕪存菁、歸納整理出你真正需要的內容?如今為專職作家、出版過《總統是我家親戚》、《台灣西方文明初體驗》、《囍事台灣》等書的陳柔縉,有非常寶貴的經驗。

她曾經為了蒐集撰寫《囍事台灣》這本書的素材,花了不少時間從日本到台灣,跑遍各大圖書館、進行採訪、蒐集大量資料。

前期準備時間長達多年,但是面對成堆的資料,陳柔縉卻可在極短時間內,很有效率地篩選出可用的素材。

她的方法便是重新把所有資料看過一遍,把她認為可以寫成書的資料或是重點進行編號,再把這些編號重新寫在另一張紙上,變成綱要,最後根據這張綱要的內容,擬定書籍的大綱。

此外,為了以後寫書需要,她隨身都會攜帶一疊紙卡,如果看到任何有趣的事物、資訊或是人,就會立即寫在紙卡上,並在右上角標明類別,有空時再依照不同類別歸類,等到某一類別的紙卡到達一定數量時,就可以成為一本新書的主題。因此,她隨時隨地都有好幾本書的素材。

資訊也要預防過量

除了資料整理必須有方法,我們也必須有效地控制接收資訊的數量。事前做好過濾,就不至於被過多沒用的資訊淹沒。

《PQ提高工作效能100招》作者羅拉‧史黛克(Laura Stack)提出幾點實用原則:

1. 只要1頁就好:美國寶僑公司(P&G)曾規定,不論書面文件或電子資料都不能超過1頁,即使是數百萬美元的提案也只能用1頁摘要。如果有人提出要求,才會提供其他說明文件,這樣就不需要閱讀或審查冗長的文件。

事實上,寫筆記時也應該遵守這樣的原則,文字盡量精簡、篇幅盡量縮短,因為筆記的目的原本就是希望可以快速閱讀重點,如果篇幅太長,就完全失去它應有的功能。

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