3大步驟，當個稱職專案領導人

主講︱廖麗雪（英商渣打銀行公共事務部資深副總經理）

東海大學外國語文學系畢業，公共關係領域資歷豐富，曾擔任美國銀行公關部協理、荷蘭銀行公關部副總，在渣打銀行至今3年。

根據一些調查來看，其實大概有75％的專案都是不成功的，要不是沒有按時間完成，就是超出預算，或是品質不夠好。所以在接到專案的時候，最好依照以下3個步驟進行：第1，掌握明確指示；第2，了解老闆的需求；第3，擬定計劃。3項步驟，首重溝通明確

如果老闆要你負責一個專案，他可能只會口頭上說明，卻沒有給你太多指示，這時身為一個專案負責人，就要很明確的取得老闆給你的承諾。例如經過他核准的企劃書，或是拿到與客戶的合約，之後再去著手這個專案，否則光靠口頭說明，失敗機率很高，因為可能會產生認知上的差距。

第2，先了解老闆的需求以及期望，而且這個期望必須是很明確的。也許你和老闆長期工作下來，會知道他想要的是什麼，但還是可能發生錯誤，所以要盡可能了解他想達到的目標為何，再去評估那個目標是不是你能夠做到的，如果做不到，可能必須要提出反應、適當溝通。

第3，了解需求之後，就要開始把工作的範圍定下來，排計劃。計劃越周詳，能夠完成目標的機會就越高。擬定計劃，執行更容易

在開始執行專案之前，可以先列出「工作分解結構」，亦即根據你要達到的目標列出樹狀圖，先把第一層架構列出來，再列出每個項目下的細項，詳列好後再去做，就不容易有錯。

擬定大致計劃後，再用Excel把工作項目詳細列出來，寫上每個項目的預估工期、並標明各項目的負責人，這時就能很清楚哪些工作由誰負責。列好工作項目後，發送給每一個人，還有你的老闆，他可以很清楚你的專案完成需要多少時間、需要多少人力協助等，而且要定期把更新的計劃內容寄給大家。

若有大型的專案，建議舉辦一個kick-offmeeting（啟動會議），召集團隊成員，並將老闆要的目標傳達給他們，大家再一起討論工作項目。這個會議可讓你和小組成員建立很好的共識，有些你沒想到的東西，他們可以提出來。在會議中大家可能七嘴八舌、意見很多，但會議之後，大家就能產生共識，以避免日後還有不同意見出現。定期檢視團隊成員進度