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作者/林曉茗Cheers雜誌第66期 2006-03-01 圖片來源:unsplash.com
常煩惱自己寫不出好的報告或企劃案嗎?其實寫作能力也是專業度的表現。如果你寫的東西不夠清楚,或缺乏重要的資訊,別人就容易感到困惑,也不知該如何回應你的訊息。以下列出12項原則,可以幫助你有效改善寫作技巧。

企業領導諮詢顧問保羅.松頓(PaulB.Thornton)指出,好的寫作包含3項基本步驟:準備、書寫和編輯。這位經常協助經理人解決各種問題的專家,提供12項重要的寫作原則:

1.知道你的目標是什麼

在你開始寫作以前,先想想你的目標是什麼?你要寫的是篇只有1頁篇幅的摘要,或是長達5頁的報告?試著回答這個問題:我究竟想要讀者知道、思考哪些事情,或者要他們做什麼?

2.列清單

寫下所有你想要涵蓋的想法,這可以幫助你抓住文章的重點。如果你做不到,試著和其他人討論你的想法。反覆推敲腦中的想法,可以幫助你釐清目標。

3.整理你的想法

我們都有過在雜亂的抽屜裡找東西的經驗,你很難在這樣的情況下找到你要的東西。同樣地,面對一篇沒有組織的文章,讀者也很難找到作者想表達的重點。你可以用一些方法來組織你的想法:

●依據重要性:先從最重要的資訊開始寫起,然後接著再寫下次重要的資訊。

●以先後順序排列:描述一開始發生了什麼事情,接著又發生了哪些事,其次又是……。

●解決問題的模式:先解釋問題所在,然後提出可能的替代方案或解決方法。

●問答方式:先陳述問題,然後提出你的答案。用這些方式來組織你的想法,讀者就能輕易了解你想表達的概念和重點。

4.佐證你的論點

你可以表達自己的意見,但必須提出一些佐證來支持你的論點,例如事實、例子、個人經驗、統計數字或引述,最好同時運用各種不同的方式來支持你的論點。

5.區隔重要論點

每個段落開頭必須有主題句,清楚說明這段內容要討論的重點觀念。

6.善用標示記號或數字

如果你要列出或討論一串事項,請使用數字或其他標示記號來排列。

7.盡量使用簡短的句子

一個句子涵蓋的字數最多不要超過12到15個字。根據美國新聞協會(AmericanPressInstitute)的統計,讀者看懂15字以內的句子的機率是90%,但看懂8個字以內的句子,機率卻是百分之百。

8.用字精確

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