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作者/Cheers雜誌第64期 2006-01-01 圖片來源:

如何有效整理文件?

不論是辦公桌上或是抽屜裡,堆放的文件愈來愈多,該怎麼處理這些雜亂的文件檔案?美國生產力專家(TheProductivityProR,Inc.)顧問公司的總裁羅拉‧史戴克(LauraStack)在《PQ提高工作效能100招》書中提出以下建議:

1.依據使用頻率不同將文件放在不同位置。必須經常使用的檔案,像是正在進行的專案資料,要放在距離最近的地方,例如辦公桌上。如果是偶爾需要使用的文件資料,例如重要的參考資料,可以放在上層的抽屜。至於其他不常使用的文件,應該放在檔案櫃中,或是放在下層的抽屜。

2.做好適當的分類。文件資料必須依據內容或主題的不同加以分類,如果某類的文件過多,就必須再細分成不同的次類別歸檔。例如「專案客戶」的類別之下可依據企業規模大小再分成不同次類別。

最好是等到某個類別的文件累積到一定數量時再加以分類,不要一個類別裡只有少數幾張的文件,這樣就太浪費空間。

3.依照時間順序放入文件。如果有新的文件要放進檔案夾裡,一定要依照時間順序排好,通常新文件比較常使用到,可以放在最上面,方便隨時拿出來。最後提醒一點,要養成定期整理的習慣,最好1星期歸檔1次,避免累積太多文件,不容易整理。

一張謝卡,決定工作機會

如何讓面試你的人對你印象深刻?寫一張簡短的謝卡或是寄一封電子郵件感謝對方。這些忙碌的企業主管每天都得應付好幾場的面談,謝卡最重要的功能就是喚起他們的記憶,加深印象。

但是,如何讓你的謝卡達到加分的效果?《華爾街日報》(WallStreetJournal)專欄作家莎拉‧尼德曼(SarahNeedleman)提供以下5點建議:

1.寄出之前再三檢查。確認上面所寫的公司名稱以及面試者的姓名頭銜是正確的。一般人通常會同時應徵好幾份工作,因此需要寫不同的謝卡寄給不同的公司,這時最容易出錯。所以,寄出去之前一定要仔細檢查。

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