想放長假，先交接工作

＜spanclass=’doc’＞主講：林惠媚（美台電訊人力資源處處長）

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今年還沒休年假嗎？想放下手邊的工作陪孩子度假去嗎？放長假前的工作交接，可真是工作人不得不知的一門學問。

我建議工作人，不論你打算何時休長假，每年的休假計畫，最好能配合公司年度的工作規劃，在年初時及早讓主管知道，方便主管進行人力調度、同仁調配工作進度。

想放長假，最好選擇農閒時期，例如人力資源單位的員工，應避免在公司進行年度績效評估時休假。

至少在休假前一個月，你便應向主管提出並確認自己的休假計畫。由於事涉責任歸屬問題，在這個月內，除了盡量完成手邊工作，找尋合適的職務代理人、完備地交接工作，是放長假前最重要的課題。

＜spanclass=’Doc’＞1.尋覓職務代理人

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許多企業對於職務代理人的順位與人選有相當明確的規定。挑選職務代理人，因為階級、職務的性質而有所差別。例如，秘書或負責薪資的員工，常為主管或公司處理極機密或隱私的事務，所以他們的職務代理人，通常需由其主管指派。而高階主管由於日理萬機，通常會有數名職務代理人接手工作。

＜spanclass=’Doc’＞2.製作工作分配表

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確定職務代理人後，你可以將工作分為「已經結束但需要追蹤」、「正在進行中」、「放假回來時需要開始處理」這三大類，以及平日的例行性事務，加上日期與職務代理人，清楚詳細並有系統地做成工作分配表，e-mail給主管及所有職務代理人。

工作分配表，讓每位職務代理人知道彼此代理的職務事項，或許不清楚詳細內容，但是方便職務代理人之間能更方便聯繫、處理相關事項。

＜spanclass=’Doc’＞3.不只口頭交接，還要實際操演

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交接的過程當中，最忌諱「反正我一星期就回來了」、「反正檔案就在這，你可以自己找」的草率心態，或是等到休假前的最後一天才將所有檔案交給職務代理人。

在休假的幾個星期前，你就應該「漸漸」將相關的工作檔案與郵件清楚地整理給職務代理人，讓他明白處理這些工作的脈絡。