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作者/祝康偉Cheers雜誌第109期 2009-10-01 圖片來源:Cheers雜誌
面對不確定的年代,「管理壓力」,成為職場白領與企業追尋的顯學。

時間管理:永遠跑在Dead line之前!

第1招 養成一次就把事情做好的習慣

有些事情一旦決定就無法回頭,即使能挽回,也得花數倍力氣調整,時間耗掉大半。

「第一次就做對」是一種「預防」的心態,只要事前多花時間溝通,想清楚再動手,確立對的方向,若事後需要調整,就不會太過離譜。

第2招 掌握工作的輕重緩急

工作時間的運用要非常有效率,關鍵在於是否掌握了一天工作的「輕重緩急」,而非「先來的先做,後來的後做」。

所謂「輕重緩急」,可依「緊急」、「重要」的程度,分為4個象限。首先,你得優先完成落在「重要且緊急」的事項,其次,想過一個有效、規律的生活,你必須在「重要不緊急」的第2優先象限中,放較多比例的時間,因為它強調「計劃」與「預防」,容易助你成功。

若你發現自己常被第3象限「緊急不重要」的瑣事所困,你需要學會對不重要的事情說「不」,若第4象限「不重要不緊急」的項目花掉你太多時間,代表你不清楚想要什麼,應該重新審視自己的目標設定。

第3招「前半主義」法

既然排出了工作的順序,日本效率專家松本幸夫在《戒掉你的加班病》書中提醒,你除了得為每個任務定出時間限制,還得奉行「前半主義」:「在時限的前半段就提前完成大半的工作。」

例如,時限是「一天」,請在中午前提前完成;時限是「一週」,請在3天內提前完成,更長的時限,亦是以此原則類推。

一旦你逼著自己在前半期提前完成大半的工作目標,後續不僅有充分調整的空間,心情也會比較輕鬆,更容易獲得主管正面評價。

第4招 一日之計在於「昨夜」

為增進工作效率,縮短進辦公室的「熱機」時間,前一晚就該訂定隔天計劃。每晚睡前,不妨將明天要達成的目標記下來,按重要程度編順序。隔天一早,即可馬上著手第1個目標,達成後再繼續實現第2個目標,一路堅持做下去。

第5招 每天提早2小時上班

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