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作者/吳凱琳Cheers雜誌第75期 2006-12-01 圖片來源:stocksnap.io
要做簡報不難,然而要做到提綱挈領、一目了然,就需要技巧了。

特別是現代人工作忙碌、時間有限,只有文字敘述的簡報完全沒有任何吸引力。以圖為主、文字為輔是最重要的簡報技巧,只要發揮創意,運用幾個簡單的圖表,就能快速讓人了解你要說的內容。

日經《上班族》(Associ^雜誌最近特別製作專題,採訪多位簡報達人,分享他們個人的獨門圖解技巧,以下我們摘錄其中最實用的幾項建議給大家作為參考。先想清楚簡報的目的

《圖解200》的作者永山嘉昭建議,在製作簡報之前,應該要先思考以下幾個問題,因為這關乎到圖表呈現的方式。

● 簡報的目的是什麼?

● 你的對象是誰?如果對方重視的是細節或數字,那麼你在製作圖表時,就必須特別強調。例如,你不能只畫出線條圖,還必須標示出詳細的數字。

● 手邊有哪些資料?這些資料彼此之間有什麼關聯?製作圖表最重要的就是抓出重點,將文字轉化為圖表的形式。

因此,你必須多花時間整理手邊資料,歸納出幾個關鍵重點,分析這些重點之間的邏輯關係,這樣才能知道要如何做成圖表。你必須要會的5種基本圖表

製作圖表並沒有想像中複雜,只要學會以下5種最常用的圖表,就可以無往不利。

●樹狀結構圖:通常第1張簡報必須說明這次簡報的內容大綱,這時就可以採用這種樹狀圖結構,讓所有人一看就知道你要報告的重點以及層次。

在製作簡報前,也可以運用樹狀圖,系統化地思考報告內容,每張簡報之間才會有清楚的邏輯架構。

●表格分類圖:需要呈現精確的數字,同時進行多個項目之間的比較時,比較適合這種圖表方式。

●集合關係圖:與樹狀圖不同的是,如果你要說明的事項屬於同一層級,而且彼此之間相互關聯時,就可以採用這種圖表說明。

例如,分析某項新產品的潛在客戶群。假設這項新產品可以滿足3大不同消費族群,而這3大族群具有某種共通特質或需求,正是新產品的訴求點所在。

●位置關係圖:如果要分析市場上不同產品或是競爭對手的定位時,可以考慮這種圖表。

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