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作者/王曉晴Cheers雜誌第150期 2013-03-01 圖片來源:廖祐瑲
一手掌握10多個居家品牌台灣代理銷售權的特力集團小型通路事業部協理余靜宜,每天不斷用一封封英文email談代理、談合約、談訂單。透過4種準備功夫,她就是能讓國外品牌願意買單,共創雙贏!

她認為,透過英文email最難拿捏的,莫過於堅持立場。有一次義大利的客戶不照原本約定,硬要她一次下超出預算甚多的訂單才肯履約,她無法接受,「但我們從小到大學英文,都沒有被好好教過如何表達強烈的憤怒,只學到幾個髒話,」余靜宜笑說,所以,她只好採漸進法則,先從“disappoint”(失望)到“depressed”(沮喪),再到“indignation”(憤怒),然後暫時不主動回信,讓對方感受到她的態度,再繼續溝通。

要寫好英文email,余靜宜自有一番準備工夫。首先,她認為確定目的與收信對象很重要,因為這會決定表達的層次與架構。

琢磨日期、用字、重點條列的眉角

email的架構要簡單明瞭,開頭先打招呼,簡述目的,再言明上次討論的結果,然後提出這次的討論、結論,最後務必署名與簽上西元日期,對方才能確認你是何時寄出。

簽日期時,也要特別注意,若寫阿拉伯數字,因為不同國家對於月日的順序寫法不同,所以建議月份可用英文縮寫代表,這樣才會更清楚。

而對象則會決定說話語氣,若是第一封信,不管面對任何人,都要使用正式商業用語,接下來就看彼此的合作默契與交情,決定下一封信的說話方式。

第二個準備工夫,則是勤背單字,增加詞彙。余靜宜笑說:「我以前念書時,會背整本字典。」後來,她也養成習慣,有個專門的電腦資料夾,隨時記錄她在書本、報章雜誌、別人信件中所看到的好字眼與用句。譬如,過去她寫「激勵」通常會用“encourage”,後來發現另一種寫法是“motivation”;又譬如「關於」這個連接詞,一般寫法是“about”,但後來她改用“regarding”,文字的層次就比較細膩。

至於單字拼字與大小寫也要留心。她的同事就曾鬧過一個笑話,誤把“selling paint”(油漆)寫成“selling pain”(痛苦),結果造成收信方極大的誤會和不悅。而人名的大小寫也要注意,尤其面對外國客戶,此處出錯會顯得很沒有禮貌。

余靜宜最近正在跟英國、義大利談合約,在用字上就得很小心,因為中間談到權利金問題,所以關於金額、付款方式、利潤分享方式等敘述,都要一再確定每個字都用對再寄出;遇到不確定的,絕對要查字典、問法務,做好確認動作。

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