架構簡單point by point，不怕被考倒
圖片來源：廖祐瑲
對在廣告業工作30年的台灣安吉斯媒體集團執行長楊淑鈴來說，上台用英文簡報，是工作中比重極高的一部份。早期，她幾乎是每週、每月都要對外商廣告主說明企劃案或比稿，一年至少30場。現在身為經營人，一年更要參與多場集團中的跨國會議，以及一年一度的全球大會，向其他地區的100多位主管分析台灣的業務發展計劃。
只要聽過楊淑鈴簡報，一定對她清晰的口條、明確的架構印象深刻。但令人驚訝的是，台灣大學心理學系畢業的楊淑鈴，一口流利英文其實全靠自學而來，是她從不斷挫敗與練習中得出的累積。
每一次要做英文報告，楊淑鈴一定會做足準備，「絕不匆忙上台，報告前一晚，更要提早休息，才能養足精神，保持思緒清晰。」上台前，執行力強的楊淑鈴自有一套準備工夫。
首先，她會針對主題搜集充足的資料，包括銷售數字、真實成功案例等，來佐證論述。不過，資料再多，講綱架構絕不能複雜，愈簡單愈好。
根據她的經驗，「外國人喜歡直線思考，架構複雜，較難贏得讚賞。」因此，在撰寫講綱時，最好列點條列，把輔助資料用附件連結的方式呈現，這樣聽眾比較容易進入講者的思路。
她舉例，一次成功的重大提案，是為紐西蘭奶粉公司規畫在台灣的宣傳計劃。由於深知外籍客戶的思考邏輯，楊淑鈴刻意簡化架構，並隨時掌控客戶的表情與眼神，「當下覺得客戶對哪個部份特別有興趣，就趁勝追擊，多做加強說明，」之後果然如願搶下大單。
第二，準備資料時要不斷自我思考“What’s the point? ”（觀點是什麼）。楊淑鈴一直記得，她第一次上台以英文簡報時，好不容易結束，正準備鬆一口氣，沒想到外國客戶直接問她：“So?”讓她冷汗直流。當下她深刻體會到，報告中不能只給事實與數字，也要提出觀點看法、前因後果、因應之道，最重要的是，最後一定要再強調一次結論。
從此之後，她針對“So?”這類問題，一定有所準備。針對不同客戶，不同聽眾的性質，事先模擬Q&A，不僅先想好所有答案，而且答案要呼應報告內容，才能讓聽眾覺得整場報告首尾連貫，增加對自己的信任感。