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祕書是更忙還是消失了?

  • 陳雅琦
  • Cheers雜誌
  • 圖片來源:getty images
環顧辦公室四周,你身邊有祕書嗎?這個角色大家並不陌生,但他們的身影,正逐漸從職場上消失。

《彭博商業週刊》(Bloomberg Businessweek)報導,隨著科技快速進步與企業精簡人事,祕書工作在過去15年內大大減少。包括性質相同的行政助理、辦事員、辦公室行政主任等等,在職場上也跟著變得愈來愈少。

美國羅斯福研究機構(Roosevelt Institute)發表研究顯示,2009~2011年,女性在「辦公與行政協助」類的工作機會減少了92.5萬個。

「無庸置疑,愈來愈少人有自己的正式祕書,」美國一間徵才公司的人資人員庫克(Pat Cook)負責召募大企業的行政人員,他也觀察到這個新趨勢:「高階主管或許仍有屬於他們的祕書;但在這些層級以下,祕書的數量大幅下滑。」

職缺減少,服務對象卻增加

資訊科技進步是造成祕書減少的原因之一,許多過往由祕書負責的工作,現在被交給科技工具來處理。

《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)早在2011年就發表文章指出,「工作應該透過成本最低,又能做到最好的方式完成。」雇用一個祕書上網訂機票、安排商業旅行行程、列出支出報告,已是不符經濟效益的做法。

事實上,祕書工作不只由科技工具分擔,部份也轉嫁到其他職務身上。在「多工」不斷被視為個人競爭力指標的趨勢下,每個人要涵蓋的責任區都愈來愈大──羅斯福研究機構的柯夫特(Bryce Covert)與科薩爾(Mike Konczal)在報告中同時指出,過去幾年在職場上,個人的工作量以前所未有的速度增加,薪資卻沒有相對上升。

至於繼續留在企業中的祕書,服務對象則明顯增加。根據國際行政專業人員協會(International Association of Administrative Professionals)在2011年進行的調查,現在有52%的祕書同時為超過3個以上的主管服務。

隨著祕書逐漸退位,經理人必須自己管理自己、靠自己提升效率,這股需求愈來愈大,儼然成為一種新商機。愈來愈多相關的書籍、課程、應用程式出現,至於沒有祕書卻能一手掌握工作的經理人,則可以此自豪。

另一方面,祕書消失後,反而讓許多人重新思考這份工作的價值。

可轉為「萬事通」新商機

祕書的存在,其實不僅是處理庶務而已,更是過濾各種干擾,讓經理人把有限的時間、精力投注在更重要的事情上。美國知名網路行銷公司Say Media總裁凱莉赫(Kim Kelleher)就說:「一位稱職的祕書能夠將瘋狂的工作行程搞定,讓軌道順利運行,並讓你準時回家和家人相處。」

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