如何與外國客戶用電子郵件溝通

保重

辛蒂

say it in style

1.Dear Mr. Randall

關於寫email時的稱呼用語，如果是針對一般的朋友或是熟識的人，可以直接寫成：Hi, Bob；Bob, hello，或是直接稱呼對方的名字即可。但如果是不太熟悉或是剛結識的人，可以寫成：Dear Mr. Lao；Dear Ms. Lee。如果不清楚對方姓名，可以稱呼部門的名稱或是對方的頭銜，例如：Dear Customer Service Department（客服部您好）或是：Dear Marketing Director（行銷總監您好）。

2.With best regard

至於信件結尾的問候語部分，如果是非正式的信件，可以寫：Sincerely yours；Yours sincerely；Sincerely。或是寫一些祝福的話語，例如：Take care（請保重）或是Have a great weekend.（祝你有個愉快的週末）。如果是較為正式的信件，可以寫成：With best regard；Best regards；Regards。

3.Thanks for your email

當我們在回信給對方時，通常會在信的一開頭謝謝對方先前的來信，也是為了告訴對方你確實有收到信，你可以寫說：Thanks for your email.（謝謝你的來信）或是It was great to hear from you.（很高興收到你的來信）。要注意一點，如果採取第二種的說法，必須使用過去式。

4.I’ve attached......

如果有附加檔案時，你可以這麼寫：I’ve attached......或：Attached is......（附加檔案是……）；你也可以寫：I’m sending you......（我有寄給你……）。

5.Would it be possible......

當你向對方提出要求時，比較禮貌性的說法是：Could you possibly......或是Would it be possible for you to......。

6.Let me know if you are OK with......

通常在信件結束之前，我們會禮貌的詢問對方，關於信件的內容是否有不理解或是需要改進之處。你可以寫：Let me know if you are OK with.....（請告訴我是否覺得妥當）；也可以寫說：If you have any questions, please let me know.（如果有任何的問題，請告訴我。）或是：Please let me know your thoughts.（請告訴我你的想法。）

7.動詞時態要正確，以免對方誤會

透過email與外國人溝通時，正確的運用時態是非常重要的，時態不同，就可能有完全不同的意思。例如，你原本想說的是：「我原來想下星期飛往紐約，但是買不到票。」你可能會寫成：I intend to fly to New York, but cannot get a seat.這樣的句子會讓外國人產生混淆，因為句子中的intend為現在式，會讓對方誤以為「我打算下星期飛紐約……」意思是你已經確定要飛紐約了，可是後半句又說「我買不到票」，是相互矛盾的說法。因此，正確的寫法應該是：I intended to fly to New York, but could not get a seat.

8.不要隨意使用縮寫字