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作者/吳永佳Cheers雜誌第155期 2013-08-01 圖片來源:張慧嵐
想擁有平衡的「組合式生活」,提升工作效率、不再瞎忙亂加班,是其中一個重要因子。只要懂得利用一些小訣竅,就能減少工時,更有自由追求自己想要的生活。《Cheers》雜誌整理出5種可組成正向循環的時間管理步驟,並詳細解說如後。

1.善用早晨「黃金時間」

「一日之計在於晨」,一早起床,大腦剛開機,不僅身體狀況最佳,前一天的壓力也已排除,所以思緒特別清晰、幹勁十足。若能善用早晨黃金時間,1小時的工作效率可比下午的2個小時。

每天提早1小時出門

清晨是外在雜務、電話最少的時間,想要擁有無人打擾、自行運用的工作時間,試試每天提早1小時踏進辦公室,不但避開交通尖峰期,更可以提早考慮今日每件工作的順序並開始著手準備,甚至順手將一些瑣碎的事情處理完畢。

重要工作盡量在早上10點前完成

早上10點前,可謂一天的黃金時段,這時間內可以做哪些事情?

試著模擬今天的工作流程。若擔任主管職務,可將指示部下的工作預先想好,整理給下屬的指示或建議。盡量文字化使之明確,為部屬指出具體工作方向。

瀏覽網站、看新聞,吸取新知,獲得業界相關資訊。

利用通勤中的零碎時間辦公事。

修補人際關係。早晨通常是人一天當中心情最好的時刻,拿起電話,這時正是與他人重修舊好的最佳時機!

確認每日行程表。

以一對一會談取代大堆頭早會

日本時間管理專家高井伸夫認為,一般公司開早會經常是召集一大群人,然後進行毫無焦點的討論,效率並不高。他建議主管以「與部屬的個別會談」取代集體會議,但最好事先列出會議大綱,主要的問題包括「目前工作上遇到哪些困難、你打算怎麼做」等等,讓部屬預先有所準備。屆時,雙方就大綱討論,便很有效率,可能10分鐘就解決。

2.排定時間表、每日行事曆

確認了當天的待辦事項後,接下來就是拿出行事曆,把這些工作排進去。安排時間表時,有以下幾個原則:

只要情況許可,就把工作委派或發包出去

把「別人做比自己做更有效率」的工作,盡量發包出去。不要事必躬親,要懂得適時授權。

每項工作壓上時間

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