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作者/蕭西君Cheers雜誌第7期 2001-04-01 圖片來源:杜志剛
簡報精不精彩,90%決定在劇本,也就是事前的準備——為聽眾鋪陳一個美麗的故事,找出目的,然後說出賣點。

三月濕冷的上午,當潘家涓走進勤業管理顧問公司位於12樓的小會議室,陰暗的房間剎時明亮起來。

也許是她的笑容,也許是她起伏有致的語調,也或許是她強調語氣的手勢與表情,你就是很難不被她的一舉一動所吸引。身為勤業高級財務顧問的潘家涓自謙地說:在簡報開始就快速捉住聽眾的注意力,是顧問業者吃飯的本事。

不只是顧問業者,每一個上班族在某些時刻,都必須作簡報。工作報告、產品推銷、爭取客戶...,不管是一個人獨撐大局,或團隊通力合作,都必須把想法明確地傳達給其他人,差別只在於,是否能有效地說服聽眾。

事實上,一場簡報,就如一場戲劇演出。南山人壽襄理陳建文指出,簡報者,必須是編劇,構想出有創意的簡報內容;必須是導演,分析篩選重要的內容呈現;必須是演員,精確地將內容傳達出來。

簡報精不精彩,90%決定在劇本,也就是事前的準備上。

分析聽眾的需求

了解你的聽眾是準備的第一步。

潘家涓記得,曾經有一次,她必須在短短一分鐘之內,獲得老闆對企劃案的同意。

60秒鐘能說什麼?利益、機會,和你的意見。潘家涓說,老闆想知道的是,企劃案可以為公司帶來什麼樣的利益,「了解聽眾的需求,就可以達到目的。」果然,她取得了老闆對企劃案的簽字。

不了解聽眾,往往以冷場結尾。洋基通運人力資源處訓練及員工關係部協理許志弘,曾經針對一群高中畢業、平均年齡四、五十歲的工廠作業員講了一個英文笑話,結果現場沒有半點笑聲,因為根本沒有人聽得懂。察覺到這樣的反應,他趕緊調整笑話內容,這才重新炒熱現場氣氛。

「溝通不是站在台上才開始,」黃金階梯總經理張德明說,簡報要造成共鳴,有賴事前資訊跟情報的蒐集,找出聽簡報的人是誰,聽眾背景、關心的重點在哪裡。

找到聽眾的需求,你才能對症下藥,提出賣點(selling point)。「作簡報,就是向你的聽眾鋪陳一個美麗的故事,你要找出目的、聚焦,然後說出你的賣點,」潘家涓說。

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