如何管理電子郵件信箱？

主講：林嘉稜（無限數網科技專案開發處經理）

早上進辦公室打開電腦後，工作人往往苦於面對紊亂不堪的電子郵件信箱：除了一堆新聞信，還有朋友轉寄的垃圾信件、網路笑話、溫馨小品文，再加上平日捨不得殺掉的會議報告，工作效率總是淹沒在信件堆裡。工作人到底該如何管理公司的電子郵件信箱呢？

1.信箱應公私分明

每個工作人除了公司給的電子郵件信箱外，都還會申請其它信箱，所以一個人通常會有好幾個電子郵件地址。很多工作人喜歡和朋友互通有無，常設定將所有信箱的信件都統一寄到公司的信箱。我建議大家，既然申請二個以上的信箱，就應該妥善利用，將公私信件加以區隔，分別由不同的信箱收取。

公私分明，用不同的收信工具區隔，這是信件歸類的第一步。如此做的好處是，公司信箱處理公事，私人信箱收取私人信件，杜絕信件混雜的情況；二來避免上班時收到私人信件，讓人忍不住想讀信、回信，既影響工作、也浪費應該處理正事的上班時間。

2.建立通訊錄群組

無紙的e時代，工作人每天都仰賴電子郵件傳遞訊息、發會議通知、繳交報告等。為了讓發信動作更有效率，工作人平時就要建立完善的通訊錄資料，甚至以群組分類通訊錄，才不致在發信時，得浪費時間一一鍵入收信人的地址。

因為工作人參與的計劃通常不只一個，每個計劃的團隊成員也可能有所重複，常常剛發完A團體的會議通知，又要交B團體的報告；為讓工作更有效率、避免發錯信，工作人應該進一步建立通訊錄群組，以群組方式寄信，就不怕搞錯對象。

3.善用收信軟體，分類來源

很多收信工具都有歸類來信的功能，例如，Outlook中有一個「規則精靈」的功能，你可以自行設定，建立資料夾，將收到的信件，依據寄件來源自動判別，歸檔分類成不同的群組。這樣，寄到信箱中的信件就不會雜亂無章了。

例如，你可以設定產生一個專收新聞信的資料夾，新聞信或產業情報一寄到你的信箱，就會自動被歸類到資料夾中，待你有空時讀取。你也能以參與的計畫為分類基礎，今後不同的團隊成員寄給你的開會通知就不會再搞混了。