如何管理電子郵件信箱？

若你以組織單位為基準，不管是研發單位、業務單位，或是主管的來信，都會一封封井然有序地被歸檔，省得自己還得花時間一封封閱讀、過濾、再歸類。

4.妥善歸類，杜絕垃圾信件

如果同事老愛發垃圾信件，若在信箱設定block功能，攔截或退回他這些垃圾信件，也很不好意思；若是客戶，更不敢請對方別再寄了。而且有時，別人的來信還附有回條的功能，萬一你連信都沒看就刪除了，不知道會回傳什麼尷尬的訊息回去？

所以，我通常是建立一個專屬於「他」的資料夾，累積一段時間之後，就進行「批次性」的處理：將這些垃圾信件一次都打開、關閉、同時刪除，丟到垃圾桶。

5.有捨才會有得

資訊爆炸的時代，工作人往往會覺得好像每一封信件都很重要、標題都很吸引人，不看彷彿就會錯失什麼新知，但是又不想、不能、沒時間馬上看；每天累積的結果：就是一個爆掉的信箱。

只要當下不看的新聞信或產業情報，就會變成過去式的舊聞，你留在信箱裡，不去閱讀也沒用。所以有捨必有得，請忍痛刪除！

我每隔一、二天，便會利用下班前或午餐時間快速閱讀這些信件，再選擇存檔或是刪除。累積太久都沒看的新聞信，請忍痛刪除掉，因為當下不看，這些新聞都會成為過去式，你真的不會再去閱讀了。

只要養成管理信箱的習慣，善用收信工具軟體的功能、定期利用零碎時間清理信箱信件、寄出重要信件不忘另寄備份給自己，相信你絕對不會淹沒在茫茫的電子郵件中。