如何告知員工壞消息？

主講：蘇英孝(怡富證券投信總經理)

壞消息的起因有二種，一種是環境、公司造成的，跟個別員工沒有關係；另一類是員工個人的工作表現、人際關係或私人行為，跟公司期望有差距。

第一種情形跟個人表現沒有關係，比較容易告訴同仁，不論是裁員、減薪或調動到別部門，都可以開誠佈公，向同事說明公司的考量。

多層次的處理

宣布時，主管一定要清楚、詳細地解釋決策的原因，從環境面來談，公司為什麼要做這樣的因應，當事人才不會感到錯愕，誤以為壞消息是衝著他來的。

在心態上來講，主管要認清環境因素是不可抗拒的，所以說明不是為了說服當事人，而是要讓當事人理解、瞭解，才能進一步諒解。比較成熟的同事應該有足夠的認知，瞭解錯不在主管。

不過，不論解釋再怎麼合理，當事人難免會有情緒性的反應。

這時直屬主管應該以客觀、心平氣和、發自內心的感覺，給個人或眾人設身處地的建議。

其實，直屬主管比較難扮演告知壞消息的角色，因為直屬主管和當事人朝夕相處，有同事、朋友、主管和部屬的感情，非常複雜，除非工作經驗比較夠，不然通常很難以啟齒。

所以最好由直屬主管扮白臉，黑臉則由更高階的主管來負責。

先由直屬主管告知壞消息，並蒐集大家的反映，再找時間，由最高主管直接聆聽大家的反映、和大家溝通。

這樣有層次感的處理，同事就會覺得有被尊重的感覺，事情也會進行得比較順利。

先理性，再感性

另一方面，如果是因為個人表現引起懲處或降職，主管也要以理性說明為先。

既然壞消息已不可避免，不妨明白告知當事人有哪些過失、為什麼要這樣懲處、未來應該如何改善。

再來，要扮演朋友的角色，從當事人的立場設想，一起討論下一步該怎麼做，或是未來的生涯規劃。

即使平常習慣板著臉、威嚴型的主管，也應該放下身段，用感性的方式，和當事人交心、溝通、打氣，讓當事人情緒穩定下來，才能理性而正面地就事論事。

舉例來說，曾有一個同事平時表現很好，但有一次作業處理不當，造成後勤作業有很多困擾，公司決定將他的業務獎金扣20％。